فرایند چیست؟

فرایند به مجموعهٔ فعالیت‌های مرتبط به یکدیگر و به هم پیوسته‌ای اطلاق می‌شود که برای ایجاد یک یا چند تغییر تعریف شده طراحی و پیاده شده‌است. فرایند چندین مرحله دارد، و در هر مرحله یک یا چند منبع مصرف می شود و ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می نماید. خروجی هر فرایند می تواند به عنوان ورودی برای فرایند دیگری مورد استفاده قرار گیرد.

هر فرایند با یک فعالیت مشخص آغاز و با یک فعالیت مشخص نیز پایان می‌یابد. تشخیص این فعالیت‌ها از اهمیت ویژه‌ای برای شناسایی فرایند برخوردار است. به منظور تأکید بر ضرورت تشخیص فعالیت‌های آغازکننده و خاتمه دهنده، فرایند را به عنوان مجموعهٔ فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای که با یک فعالیت مشخص آغاز می‌شود و با یک فعالیت مشخص پایان می‌یابد، نیز تعریف کرده‌اند.

هر فرایند از چندین فرایند کوچکتر تشکیل شده است و می تواند خودش جزئی از یک فرایند بزرگتر باشد. بنابراین تعیین فرایند ها و انتخاب محدوده ی آن ها امری اختیاری است و بستگی به نوع فعالیت سازمانی دارد. بنابراین برای ایجاد یک فرایند کلی در سازمان نیازی نیست تا تمام جزئیات را در یک فرایند در نظر بگیرید. شما می توانید فرایند های بزرگ را تعیین کنید و سپس برای هر فرایند بزرگ، چندین فرایند کوچک در نظر بگیرید.

(( تمامی فرآیند ها باید با اهداف و پیچیدگی های سازمان متناسب باشد و فرآیند ها باید با رویکرد ایجاد ارزش افزوده برای سازمان طراحی گردند. ))

در فرآیند سازی ممکن است خروجی ناخواسته ایجاد شود. نظیر زباله یا آلودگی. یک سیستم باید تمامی داده های لازم را برای اندازه گیری عملکرد فرآیند جمع آوری کند و اطلاعات تجزیه و تحلیل شده را جهت بهبود پیاده سازی کند. اثربخشی و کارایی فرآیند ها نیز می توانند در بازنگری داخلی یا خارجی فرآیند ها مورد ارزیابی قرار گیرد.

اهمیت نگرش فرآيندی در سازمان:

امروزه با توجه به رقابت سرسخت حوزه های مختلف، بالا رفتن درک و آگاهی مشتریان، پیشرفت ثانیه شمار تکنولوژی، رایج شدن استفاده از اینترنت و دیگر ابزار فناوری و …کیفیت و نحوه ی ارائه خدمات از جایگاه ویژه ای برخوردار شده است و بدان باید توجه بسیار کرد. بنابراین ایجاد فرایند درست و پیاده سازی درست آن به یکی از ضروت های سازمانی تبدیل شده است

1- کارکنان را به شناخت جامع وضعیت موجود سازمان رهنمون می سازد.باعث می شود کارکنان به یک تحلیل جامع از وضعیت سازمان دست یابند.

2- وقتی تمام اجزا و قسمتهای مختلف یک مسئله شناخته شود. شناسایی عوامل موثر بر قسمتهای مختلف براحتی امکانپذیر خواهد بود.

3- کارکنان را در انتخاب راه حل مناسب وکلیدی یاری می نماید.

4- فرهنگ خودسنجی را در سازمان بوجود می آورد.

5- با مشخص نمودن اجرای مختلف فرآيندها سنجش جامع را بوجود می آورد.

6- به دورنما و مأموریت سازمان معنا می بخشد.

7- به ایجاد دیدگاه مشترگ در کارکنان کمک می کند.

8- با شناخت مشتریها به ایجاد ارتباط با آنها کمک می کند.

9-با شناخت مشتریهای داخلی هماهنگی درون بخشی را تقویت می کند.

10-سازمانهای عمومی را به سازمانهای مسطح وافقی تبدیل می نماید.

11- پایش و ارزشیابی را در درون خود دارد.

چرا باید فرایندسازی انجام دهیم؟

هدف از مدلسازی فرآيندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی(مبتنی بر استاندارد) و ساده(در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می‌باشد.

مدل‌سازی فرآيندها فعالیتی است که توسط تحلیل‌گران فرآيندها و به منظور استخراج فرآيندهای موجود و نمایش فرآيندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.

 
مدل کردن فرآيندهای کسب و کار (و یا فرآيندهای سازمانی) یکی از ابتدایی ترین گام های حرکت به سمت بهینه سازی آنهاست. هدف از مدل کردن فرآيندها به نوعی مستندسازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدل کردن فرآيندها کمک می کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.

انواع مدل های فرایندسازی

زبان‌های مختلفی در دنیا وجود دارد که برای مدل‌سازی فرآیندی استفاده می‌شوند که در این مقاله به بررسی برخی از آنها می‌پردازیم:

زبان مدل‌سازی UML

UML مخفف Unified Modeling Language یک زبان قدرتمند مدلسازی است که توسط مهندسی نرم‌افزار برای مدلسازی و ساخت نرم‌افزار کاربرد فراوانی دارد. UML نمودارهای متنوعی را برای مدلسازی بکار می‌گیرد. نمودارهای UML در دو گروه «نمودارهای رفتاری» و «نمودارهای ساختاری» طبقه‌بندی می‌شوند.

 UML برای ایجاد درک صحیح از مدل، بکارگیری چند نمودار را برای توصیف پیشنهاد می‌نماید. UMLبرای بکارگیری عمومی در مدلسازی هرگونه نرم‌افزاری، طراحی شده است و دامنه گسترده‌ای را شامل می‌شود.

UML برای مدلسازی نرم‌افزار طراحی شده است و نه مدلسازی فرایند. ساخت نرم‌افزار حوزه وسیعی را شامل می‌شود که بکارگیری آن در حوزه فرآیند علاوه برای ایجاد پیچیدگی، باعث انحراف از تمرکز برروی فرآیند و کارایی فرآیند می‌گردد.

مدلسازی براساس BPMN

BPMN مجموعه ای از نمادها جهت مدل سازی فرایندها می باشدکه مخفف کلمه Business Process Modeling Notation است و بهترین زبان برای مدل سازی فرآیند های کسب و کار (سازمانی) شناخته شده است. BPMN ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار می باشد. مزیت اصلی استفاده از این زبان، قابلیت تبدیل آن به زبانهایی است که قابل پردازش توسط موتورهای گردش کار و فرایند است.

BPMN مدل سازی مدیریت فرآیند کسب و کار را بر عهده دارد و برای انواع مخاطبین (مدیران ، کارشناسان ، تحلیلگران و …) قابل درک و فهم است.

FlowChart

فلوچارت یک نوع از نمودار است که نشان دهنده یک الگوریتم، گردش کار یا فرایند است. بیشتر از فلوچارت برای مهندسی نرم افزار استفاده می شود تا در مدل کردن فرآیند های سازمان.

XPDL

XPDL یا زبان تعریف فرایند بصورت XML، یک فرمت استاندارد است که توسط کنسرسیوم جهانی مدیریت گردش کار (WFMC) مطرح شده و هدف آن فراهم نمودن امکان تبادل تعاریف فرایندهای کسب‌وکار بین محصولات ارائه‌دهنده گردش کار و سیستمهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (ابزارهای مدلسازی مختلف) است.

BPSim

BPSim که توسط کنسرسیوم WFMC معرفی شده است این امکان را فراهم میاورد که فرایندهای شناسایی شده در BPMN و XPDL با اطلاعات دقیقی از روشها و تحلیلها مورد حمایت واقع شوند.

شبیه‌سازی در BPMS این امکان را فراهم میاورد تا رفتارهای پویای فرآیندهای کسب و کار مانند زمانهای مازاد و … پشتیبانی شود و در جهت بهبود کارآیی فرایند، روال، کیفیت محصول، رضایت مشتری و استفاده بهینه از منابع بکار گرفته شود.

نرم افزار کاموندا، چهارچوب استاندارد فرایندسازی

نرم افزار Camunda یک سیستم عامل متن باز گردش کار و اتوماسیون تصمیم گیری است.

Camunda BPM با ابزارهایی برای ایجاد گردش کار و مدل های تصمیم گیری ، مدل های مستقر در کار تولید می شود و به کاربران امکان می دهد وظایف گردش کاری را که به آنها اختصاص داده شده است ، انجام دهند. این نرم افزار در جاوا توسعه یافته و به صورت نرم افزار متن باز با توجه به مجوزهای Apache منتشر می شود.

این یک موتور گردش کار سازگار با استاندارد BPMN و یک موتور تصمیم گیری سازگار با استاندارد DMN را فراهم می کند ، که می تواند در برنامه های جاوا و با سایر زبان ها از طریق REST تعبیه شود.

Camunda توسط Jakob Freund و Bernd Rucker در سال 2008 طراحی شد. در طی چهار سال ، کاموندا توانست پایگاه مشاوره ای با 250 مشتری ایجاد کند.
در 18 مارس 2013 ، کاموندا پروژه Activeiti را به کار گرفت تا Camunda BPM را به عنوان یک پروژه منبع باز راه اندازی کند.

مزایا و امکانات کاموندا

برنامه دسک تاپ Camunda Modeler به توسعه دهندگان امکان ایجاد و ویرایش نمودارهای پردازش BPMN و جداول تصمیم گیری DMN را می دهد. پرونده های ایجاد شده در هسته Camunda مستقر هستند که از یک BPMN برای تبدیل پرونده های BPMN 2.0 XML و فایلهای DMN XML به Java Objects استفاده می کنند. سازه های BPMN 2.0 را با مجموعه ای از پیاده سازی های رفتار BPMN پیاده سازی می کند.

دوربین تصمیم گیری Camunda DMN جداول تصمیم گیری مبتنی بر مشاغل را اجرا می کند. این کار با Workflow Engine از قبل یکپارچه شده است اما می تواند به عنوان یک برنامه مستقل از طریق REST یا برنامه های جاوا استفاده شود.

برنامه های دیگر تحت وب Camunda

Cockpit: ابزاری برای عملیات فرآیند فنی که به کاربران این امکان را می دهد تا بر روند کار و تصمیمات در تولید نظارت داشته باشند،و به تجزیه و تحلیل و حل مشکلات فنی بپردازند.

لیست کارها: به کاربران نهایی امکان می دهد تا روی کارهای تعیین شده کار کنند و در هنگام استفاده از موتور گردش کار Camunda برای مدیریت وظایف انسانی ، دید بیشتری را ایجاد می کنند.

بهینه سازی: یک ابزار تحلیلی و گزارشگری برای شناسایی خطاها و تنگناها در فرآیندهای گردش کار.

Cawemo: یک ابزار مدل سازی مشترک است که به چندین کاربر امکان ایجاد ، ویرایش و مشخص نمودن نمودارهای فرآیند BPMN را می دهد. این ابزار در ابتدا یک برنامه وب مستقل بود که توسط توسعه دهندگان Camunda ایجاد شده بود و در ماه مه سال 2019 وارد پشته محصول اصلی شد.

مدیر: به کاربران اجازه می دهد تا برنامه های وب Camunda یا کاربران REST API را مدیریت کنند. مدیریت کاربر موجود را می توان از طریق LDAP ادغام کرد.