دلایل موفقیت و شکست در پیاده‌سازی و استقرار ERP

پروژه های پیاده سازی  ERP با توجه به اینکه همه ابعاد و فرایندهای سازمان را در برمی‌گیرد، از پیچیدگی بالایی برخوردار است و لذا مدیریت ریسک پروژه و یا عدم آن می‌تواند منجر به موفقیت و یا شکست آن گردد. ریسک‌های ارائه شده در هر سازمان شدت قوت و ضعفی دارد، بدین معنی که یک ریسک ممکن است در یک سازمان اصلا وجود نداشته باشد اما در شرکت دیگری  ریسک بسیار بالا و حتما باید کنترل شود. ریسک‌های پروژه به سه دسته تقسیم بندی شده اند:

• احساس نیاز به ERP باید در بدنه سازمان به خصوص مدیران ارشد و میانی وجود داشته باشد. مدیران باید به این بلوغ رسیده باشند که برای بقا و توسعه سازمان، ERP یک ضرورت  است.
• هیئت مدیره و مدیران ارشد سازمان باید از اجرای پروژه حمایت کامل و همه جانبه کنند.
• انتخاب صحیح ERP؛ با توجه به مفاهيم روشن ERP به ندرت می‌توان يک سيستم منطبق با اين ويژگی را در ايران پيدا کرد و انتخاب يک محصول خارجی مطمئن که در چندین شرکت مشابه عملیاتی و اجرایی شده اند بهترین گزینه است (Benchmarking).
• انتخاب صحیح مشاور پیاده سازی؛ شرکت مشاور باید دارای شرایط زیر باشد:

• انتخاب اسکوپ صحیح پروژه در موفقیت پروژه بسیار مهم است . مشاور پیاده سازی در این زمینه می‌تواند به کارفرما در انتخاب صحیح و فازبندی پروژه کمک نماید.
• اطمینان از تخصیص نیروی مناسب کارفرما به تیم پروژه
• اطمینان از وجود بستر IT مناسب جهت شروع کار
• قرارداد پیاده‌سازی باید بصورت شفاف و کامل تهیه گردد. قرارداد باید شامل اسکوپ، شرح وظایف طرفین، نوع و کیفیت مدارک قابل تحویل در هر فاز، شرایط بسته شدن هر فاز و شرایط پرداخت به طور شفاف باشد.

• التزام و حمایت عملی مدیران ارشد سازمان؛ برای اینکار باید جلسات دوره‌ای مرتب با مدیران ارشد گذاشته شود. اشتباه خطرناکی که در بعضی از سازمان‌ها رخ می‌دهد، این است که فکر می‌کنند مسئولیت پیاده‌سازی و موفقیت پروژه ERP با واحد IT است در صورتی که این پروژه مربوط به کل سازمان بوده و همه مدیران باید به سهم خود حمایت عملی از این پروژه را در دستور کار خود داشته باشند.  نقش و شرح وظایف هر کدام از آنان باید به عنوان مالک فرایند (Business Owner) در ابتدای پروژه تهیه و به آن‌ها ابلاغ گردد.
• تخصیص نفرات کلیدی در هر حوزه؛ نفرات کلیدی (Key User) در پروژه، نفرات با تجربه، متخصص، با انگیزه و دیدی وسیع و جامع‌نگر هستند که آمادگی تغییر فرایندهای سازمان را در جهت بهبود فرایند کسب و کار دارا باشند.
• مدیر پروژه و یا تیم مدیریت پروژه یکی از ارکان موفقیت پروژه هستند که انتخاب صحیح آن می‌تواند بسیاری از ریسک‌های پروژه را کاهش دهد.
• تهیه به موقع Clean Data 
• اصرار بر حفظ رویه‌های فعلی سازمان
• ايجاد استثنا‌هاي غير منطقي به عنوان رويه سازمان
• آموزش مناسب کاربران کلیدی
• تهیه سناریوهای کامل تست و انجام کامل آن‌ها
• عدم تغییر در اعضا تیم پروژه
• برگزاری جلسات یکپارچگی
• برگزاری جلسات مدیریت تغییر با توجه به گزارش آنالیز ذینفعان
• مدیریت صحیح و مناسب جلسات به معنی حضور همه نفرات مورد نیاز، تهیه دقیق صورت جلسه و پیگیری مفاد آن
• تغییرات مکرر پس از بستن فرآیندهای To Be سازمان در مرحله تست سیستم
• درخواست تغییرات بنیادی در سیستم
• تعیین صحیح شرح وظایف و مسئولیت‌های پرسنل سازمان پس از اجرای سیستم Roles & Responsibilities
• اطلاع‌رسانی و تهیه دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های اجرایی در رابطه با چگونگی کار کردن پرسنل با سیستم   ERP
• آموزش کاربران نهایی با توجه به شرح وظایف هر کدام و دستورالعمل‌های اجرایی تهیه شده
• انتخاب مناسب ابزار صحیح مدیریت پروژه  ERP جهت مدیریت مسائل، ریسک‌ها، فعالیت‌ها
• تصمیم‌گیری صحیح در رابطه با چگونگی و استراتژی استقرار و اجرای   ERP
• حفظ انگیزه و میزان مشارکت اعضای تیم تا انتهای پروژه

• آگاهی‌دادن به مدیران در رابطه با طبیعی بودن کاهش عملکرد پرسنل در ابتدای اجرایی‌شدن  ERP
• تعیین و تجهیز تیم پشتیبانی
• تهیه دستورالعمل و روش پشتیبانی کاربران نهایی
• تهیه چک لیست‌های کنترلی برای هر ماژول و کنترل از صحت ورود داده‌ها و اجرای صحیح فرایندها
• پیگیری خطاها و مشکلات اعلام شده در سریع‌ترین زمان ممکن
• عدم پذیرش درخواست‌های جدید و بهبودهای غیر ضروری تا 6 ماه پس از اجرا
• بررسی عملکرد کاربران نهایی و برگزاری آموزش‌های مجدد
• تعهد مدیریت بر تهیه گزارشات از سیستم   ERP