مشکلات استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی جزیره‌ای
کسب‌وکارهای توسعه‌یافته‌ی خرده‌فروشی که از سیستم‌های جزیره‌ای استفاده می‌کنند، با مسائل گوناگونی مواجه هستند و ممکن است این مسائل به اندازه‌ای جدی باشند که جلوی رشد سازمان را بگیرند.
در ادامه به چهار مسئله‌ی اصلی که می‌تواند رشد سازمان را متوقف کنند، اشاره می‌کنیم:
- هدررفت بهره‌وری کارکنان: فرآیندهای نامناسب و غیریکپارچه، زمان انجام کارها را برای کارکنان افزایش می‌دهد، سبب بروز اشکال و خطا می‌شود و آنان را از وظایف اصلی و مهم‌شان دور می‌کند.
فرآیندهای مهمی مانند سفارش‌گذاری، صدور اسناد فروش، تحویل کالا، تایید بدهی‌ها، صدور اسناد مالی، تسویه با تامین‌کنندگان و تحویل سفارش‌ها در فروشگاه، در کنار فروش پورسانتی کالا، نیازمند انجام عملیات در ماژول‌های متعددی از جمله انبار، خرده‌فروشی، حسابداری، دریافت و پرداخت و جبران خدمات (حقوق و دستمزد) است؛ با یکپارچه نبودن ماژول‌ها، کاربران فروشگاه و دفتر مرکزی مجبور به ورود دوباره‌ی اطلاعات هستند که زمان‌بر و با احتمال بروز خطا است.
حال فرض کنید بخشی از سفارش‌ها لغو شود و کاربر مجبور به اصلاح بخشی از اطلاعات ثبت شده‌ی قبلی باشد؛ در این موقعیت، زمان بسیاری صرف تجزیه و تحلیل و به‌روزآوری اطلاعات سایر ماژول‌ها خواهد شد. چنین موضوعاتی منجر به کاهش چابکی کسبوکار خرده‌فروشی خواهد شد. - نداشتن تصویری به‌لحظه از کسبوکار: وقتی سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه نباشند، سازمان دیتاهای مختلفی دارد که در برخی بخش‌ها هم‌پوشانی دارند. در نتیجه، مدیران سازمان نمی‌توانند در لحظه تصویری واضح و روشن از تمام کسب‌وکارشان داشته باشند و تهیه‌ی چنین گزارشی که همه‌ی جنبه‌های مالی، بازاریابی، انبار و فروش را دربر داشته باشد، کاری سخت و هزینه‌بر است. بیش‌تر این شرکت‌ها، از تهیه‌ی منظم چنین گزارش‌هایی صرف‌نظر می‌کنند، شرکت‌هایی هم که به‌دنبال تهیه‌ی این گزارش‌ها می‌روند، مجبورند برای ربط دادن اطلاعات فاقد ارتباط با تنوع زمانی و احتمالا خطادار سیستم‌های گوناگون، زمان بسیاری صرف کنند، در نتیجه مدیران مجبورند تصمیمات مهم را با کندی و پس از تهیه‌ی چنین گزارشی بگیرند یا براساس حس و بدون تکیه بر اطلاعات صحیح، تصمیم بگیرند. این موضوع برای کسبوکار می‌تواند خطرناک باشد.
- هزینه و پیچیدگی یکپارچه نگه داشتن راهکارهای غیریکپارچه: با استفاده از راهکارهای غیریکپارچه، زمان بسیاری از تیم IT سازمان، صرف یکپارچگی و نگهداشت سیستم‌های مختلف می‌شود، هم‌چنین به هنگامی‌که یکی از سیستم‌ها نیازمند به‌روزآوری باشد، زمان بسیاری صرف تطبیق سایر سیستم‌ها برای نگهداشت همه‌ی سیستم‌ها و کار کردن بهینه‌ی آن‌ها در کنار هم می‌شود؛ در حالی‌که این ظرفیت می‌تواند صرف توسعه‌ی کسبوکار شود. با این شیوه، هزینه‌های نگهداری سیستم‌ها همواره صعودی خواهند بود.
- ناتوانی در پاسخ‌گویی مناسب به افزایش تقاضای مشتریان: جذب مشتری و افزایش درآمد، کلید موفقیت کسب‌وکارهاست و در بازار رقابتی، ضروری است که فروشگاه‌ها تجربه‌ی خرید خوبی برای مشتریان فراهم کنند، وگرنه با ریسک واگذاری بازار خود به رقبا مواجه می‌شوند. در مواقعی که مشتریان نمی‌توانند اطلاعات سفارش‌هایشان را به‌سرعت دریافت کنند، با موجودی ناکافی انبار مواجه می‌شوند یا درخواست‌هایشان در زمان مناسبی پاسخ داده نمی‌شود، ناراضی می‌شوند و تمایل آنان به سفارش و خرید دوباره، کاهش می‌یابد. راهکار نرم‌افزاری یکپارچه، صحت اطلاعات ارائه شده به مشتری را تضمین می‌کند و مشتری با تجربه‌ی خرید مناسبی مواجه می‌شود؛ کارکنان نیز به‌سرعت می‌توانند به اطلاعات وضعیت مشتریان و سلایق خرید آنان برای پاسخ‌گویی مناسب به درخواست‌های جدیدشان، دسترسی داشته باشند.
مزایای استفاده از راهکار یکپارچه در مدیریت کسبوکار خرده‌فروشی
برای حفظ رشد کسبوکار خرده‌فروشی، ضروریست راهکارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به‌طور یکپارچه، مبتنی بر پایگاه داده و فرآیندهای سازمانی یکپارچه به‌کار گرفته شود. استفاده از چنین راهکارهایی، توانایی صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمانی را می‌دهد. در زیر به چند نمونه از آن‌ها اشاره می‌شود:
- افزایش کارایی فرآیندها در سازمان؛ در سطح سازمان فرآیندهای کلیدی بسیاری هم‌چون، سفارش‌گیری، صدور فاکتور، تسویه با تامین‌کنندگان، جمع‌آوری وجوه نقد از فروشگاه، مدیریت انبار و صدور اسناد حسابداری فرآیندهای مختلف مالی وجود دارد، استفاده از راهکارهای یکپارچه به سازمان‌ها کمک می‌کند که از ظرفیت سرمایه انسانی موجود در سازمان بهتر بهره ببرد و توان نیروهای موجود را برای انجام فعالیت‌های ارزشمندتر و ایجاد نوآوری و توسعه‌ی کسبوکار متمرکز کند. یافته‌ها نشان می‌دهد، با به‌کارگیری راهکارهای نرم‌افزاری یکپارچه، عملیات تجمیع و بستن اسناد حسابداری ۵۰درصد، بهره‌وری در فروش ۱۲.۵درصد و گردش انبار ۵۰درصد بهبود داشته‌اند. براساس همین یافته‌ها، زمان پردازش سفارش‌های مشتریان نیز تا ۶۶درصد کاهش یافته است.
- تصویر به‌لحظه از کسبوکار؛ داشتن تصویری به‌لحظه از کسبوکار با دسترسی در هر لحظه و از هر کجا، با دقت بالا و بدون نیاز به سنجش و راستی‌آزمایی در سیستم‌های مختلف، برای تصمیم‌گیری دقیق بسیار مهم است. برای نمونه، با در اختیار داشتن اطلاعات به‌لحظه، کسبوکار خرده‌فروشی شرکت König Wheels در مدت چهار سال، اندازه‌ی کسبوکار خود را دو برابر و سالانه ۱۲۰هزار دلار صرفه‌جویی کرده است.
صرفه‌جویی در هزینه‌های IT و نگهداشت سیستم‌ها؛ بی‌نیازی از خرید، نصب و نگهداشت سیستم‌های متنوع و مدیریت ارتباط بین آن‌ها توسط تیم IT، کاهش درخور توجهی در هزینه‌ها خواهد داشت. این هزینه‌ها می‌تواند صرف بهبود فرآیندهای مهم کسبوکار شود. - شتاب در توسعه‌ی کسبوکار؛ با استفاده از راهکارهای یکپارچه، کانال‌های فروش و خدمات سریع‌تر گسترش می‌یابند و با داشتن تصویری دقیق از کل کسبوکار، عملیات فروش به مشتریان با کارایی بهتری پیش خواهد رفت.
- توسعه‌ی نوآوری‌ها؛ سهولت تغییر فرآیندها این امکان را فراهم می‌کند که کارکنان براساس تخصص‌های خود، تغییرات لازم برای بهبود عملکرد سازمان را اِعمال کنند و تیم IT، از ظرفیت خود برای ارائه‌ی راهکارهای نوآورانه به‌منظور ایجاد ارزش‌افزوده استفاده کنند و سازمان را به سمت موفقیت بیش‌تر سوق دهد.
با توجه به آن‌چه گفت شد، امروزه کسب‌وکارهای خرده‌فروشی تلاش می‌کنند با استفاده از راهکارهای تخصصی و یکپارچه، روند حرکتی خود را رو به رشد و در مسیر توسعه نگهدارند و با کنار گذاشتن نرم‌افزارهای جزیره‌ای که سبب ایجاد تنگناهای متعدد در فرآیندهای کسبوکار، کاهش کارایی کارکنان و جلوگیری از چابکی سازمان می‌شود، هزینه‌های سازمان را کاهش دهند.
عضویت در کانال تلگرام