در این قسمت ضمن توضیحات مدیریت منابع سازمانی و نکات ریز اما مهم برای خرید سیستم ERP، به 4 نکته ویژه که قبل از خرید و کار با برنامه باید حتماً به آن توجه کنید، اشاره می‌کنیم.
علاوه بر هزینه‌ای که برای قیمت نرم‌افزار ERP به صورت خالص پرداخت می‌شود. در بودجه در نظر گرفته شده پیاده‌سازی سیستم، حدود 25% افزایش هزینه پنهان در بودجه‌بندی به علت نبود برنامه‌ریزی هزینه مناسب و عدم رعایت نکات قبل از خرید ERP وجود خواهد داشت. در استقرار برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP هزینه‌های پنهان و نکاتی برای پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP وجود دارد که باید قبل از پیاده‌سازی سیستم این نکات را مد نظر قرار داد:

1. کیفیت آموزش سیستم ERP

با توجه به آن که کارکنان قسمت‌های مختلف شرکت می‌خواهند از یک سیستم یکپارچه استفاده کنند، باید آموزش و درک درستی از نرم افزار پیدا کنند. چرا که با ثبت هر داده‌ای و از هر کدام از واحدها، روی کل سیستم تاثیرگذار است.

معمولاً نسبت به برنامه‌ریزی هزینه آموزش بی‌توجهی می‌شود، شما باید دقت کنید که تیم تولید کننده نرم‌افزار ERP برای آموزش کارکنان سازمان چه میزان هزینه می‌خواهد انجام دهد. صرف نظر از خرید نرم افزار ERP باید بدانید که آیا شرکت تولید کننده نرم افزار، تیم مجربی برای راه‌اندازی و استقرار نرم‌افزار دارد و یا درگیر راه اندازی و استقرار پروژه‌های دیگر است. آموزش و استقرار نرم‌افزار به عنوان اصلی‌ترین بحث در نرم افزارهای ERP است در صورتی که شما می‌خواهید از مشاوران خود برای راه‌اندازی ERP استفاده کنید باید توانایی آنها را در راه‌اندازی این نرم‌افزار جویا شوید. ولی به صورت معمول در صورتی که شرکت تولید کننده تیم اجرایی و استقرار خوب و آزادی داشته باشد بهترین گزینه خواهد بود.

همچنین باید توجه داشته باشید چه کارمندانی از سازمان شما باید به صورت مستقیم در پروژه آموزش و راه‌اندازی نرم‌افزار دخالت داشته باشند. داشتن یک برنامه آموزشی برای کارکنان می‌تواند افراد را به سمت استفاده مطلوب از ERP هدایت کند. در نظر گرفتن هزینه و مدت زمان مفید آموزش اصول اولیه نرم افزار ERP می‌تواند از هزینه‌های بعدی برای مشاوره و آموزش‌های تخصصی بکاهد.
بنابراین به امر آموزش کارکنان و کیفیت خدمات آموزشی که شرکت ارائه کننده نرم افزار ERP در اختیار کاربران قرار می‌دهد براساس استاندارد ERP باید توجه کرد.

2. یکپارچگی نرم افزار ERPبه صورت واقعی!

یکی از اهداف پیاده سازی سیستم مدیریت منابع انسانی یکپارچگی نرم افزار به صورت واقعی است. شاید این کلمه که واقعی بودن و یا غیر واقعی بودن برای شما جای تعجب داشته باشد ولی بسیاری از شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار‌ها از ماژول‌های آماده‌ای در نرم‌افزار خود استفاده می‌کنند که در کنار آنکه امنیت اطلاعات شما را با توجه به متن باز بودن و عدم پشتیبانی از سمت تولید کننده تهدید می‌کند، استانداردهای یکپارچگی را زیر پا می‌گذارد. به عنوان مثال یکی از مواردی که هر نرم افزار ERP باید داشته باشد، مدیریت فرایندهای کسب و کار یا نرم افزار bpms است.

شرکت‌های تولیدی نرم افزار وجود دارند که از نرم‌افزارهای آماده bpms همچون بیزاجی در نرم افزار خود استفاده می‌کنند و مجبور هستند تا پایگاه داده‌ای مجزا برای این امکان ایجاد کنند. اینجاست که اصل یکپارچگی اطلاعات از بین می‌رود، و دیگر یکپارچگی اطلاعات به صورت واقعی وجود نخواهد داشت.
نکته‌ای که باید به آن اشاره کرد نرم افزار ERP باید در شبکه‌های بزرگ و BIG DATA عملکرد بسیار بالایی داشته باشد و به همین دلیل شما باید راه اندازی شبکه های کامپیوتری خود را به صورت اصولی انجام داده باشید و پشتیبانی شبکه خود را به یک تیم فنی متخصص در زمینه شبکه داده باشید تا از یکپارچگی نرم افزار ERPبه صورت بهینه در تمام سازمان خود استفاده نمایید.

3. قدرت تبدیل داده‌ها

انتقال اطلاعات خام مربوط به مشتریان، کالا و… از یک سیستم به سیستم ERP فرآیندی طاقت فرسا است و چنانچه اطلاعات در آن حد که انتظار می‌رود خام نباشد فرآیند تبدیل داده‌ها مستلزم هزینه و زمان طولانی‌تر خواهد بود. گاهی نیز ممکن است حجم اطلاعات بسیار گسترده باشد. بنابر این نرم افزار ERP باید به قدری قدرتمند و وسیع باشد که انواع ماژول ERP توانایی ارتباط و تجزیه و تحلیل داده‌ها را با کمترین زمان ممکن داشته باشند. و بتواند به راحتی امکان Import اطلاعات از تمامی نرم افزار‌ها همچون اکسل، اکسس و… داشته باشد.

حتی بهتر است به راحتی بتوان اطلاعات نرم‌افزار قدیمی سازمان را به دیتابیس نرم‌افزار کانورت کرد. عملیات Convert اطلاعات باید به صورتی باشد که داده‌هایی که نیازهای سازمان شماست از بین نروند. و یا در صورتی که شما اطلاعات انبار‌ها و یا کالاهای خود را آرشیو کرده‌اید بتواند با استفاده از ایمپورت از اکسل اطلاعات را به راحتی در دیتابیس خود وارد کنید.

4. زمان بازگشت سرمایه (ROI)

زمانی که یک نرم افزار ERP را در سازمان خود پیاده‌سازی می‌کنید، به دلیل صرف هزینه‌های بالا انتظار دارید سریعاً منافع خود را از سیستم ERP کسب و زمان بازگشت سرمایه با استفاده از برنامه‌ریزی منابع سازمانی به حداقل برسد. اما چنین امری بعد از پیاده سازی پروژه  امکان پذیر نیست. چرا که باید با سیستم ERP مدتی کار کرد و اصلاحات و بهسازی در جهت بهبود فرآیندهای موجود حاصل شود تا بتوان بازگشت سرمایه صرف شده برای پیاده‌سازی نرم‌افزار را اندازه‌گیری کرد. اما با این وجود مدیران ترجیح می‌دهند از سیستم ERP با بالاترین بازدهی و کمترین زمان برگشت سرمایه استفاده کنند. بنابراین در زمان انتخاب و خرید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی بهتر است به بیشترین کارایی برنامه ERP با نوع فعالیت سازمان و مدت زمانی که برای بازگشت سرمایه یا Return On Investment در برنامه‌ریزی بودجه در نظر گرفته شده توجه کرد.