امروزه با توجه به افزایش رقابت بین سازمان ها و همچنین مدیران در رسیدن به جایگاه موردنظر و همچنین حلب رضایت مشتری و جذب مشتریان جدید، دغدغه سازمان ها بسیار بیشتر از گذشته شده است. بنابراین، در این بین تنها سازمانی می تواند موفق عمل کند که علاوه بر داشتن تیم دلسوز، منابع مالی خوب و مدیریت عالی، ارتباط خوب و موثری با مشتریان خود و همچنین کارکنانش برقرار کند.
در بسیاری از شرکت ها، دغدغه ی اصلی مدیران، نحوه ی کار کردن کارمندان و همچنین نحوه ی برخورد کارمند با ارباب رجوع است!!
اما چگونه می شود یک مدیر بدون صرف وقت زیاد و حتی بدون حضور در محل سازمانش بتواند کار کارمندان، نحوه ی فروش و… را مدیریت کند!؟
بسیاری تصور بر این دارند که مدیریت کار آسانی است و همین که پشت یک میز شیک بنشینند و ظاهری آراسته داشته باشند، مدیر لایقی هستند!
درست است! میز شیک و ظاهر آراسته در مدیریت به شما کمک می کند. ولی شاید فقط در جلسات و شاید برای تبلیغات!
اما در دنیای مدرن امروز، مدیر خوب کسی است که بداند در هر لحظه، در سازمانش چه حوادث و رویدادهایی در حال وقوع است! از حال کارکنانش با خبر باشد و حتی بدون حضور در محل کارش بتواند مدیر بودن خودش را به اثبات برساند و مدیریت کند!
برای رسیدن به چنین هدفی، راهکارهای بسیاری ارائه شده است! که یکی از این راهکارها استفاده از ERP می باشد!
برنامهریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) که به اختصار ERP نامیده می شود، طیف وسیعی از فعالیتهای مختلفی را شامل می شود که هدف آن، گردآوری تمام دادهها و فرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می باشد.
در واقع ERP، سامانه یکپارچه ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی می باشد.
در ERP قرار است تمام داده ها و فرآیندهای سازمان در یک سیستم واحد جمع شود، برای نیل به این هدف، ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری متعددی برای دستیابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می کند.
سیستم های ERP بر اساس نوع، تلاش می کنند همه فعالیت های یک سازمان را تحت پوشش قرار دهد.
تعاریف مختلفی از ERP ارائه شده است ولی شاید یکی از بهترین آنها این باشد:
بسته نرم افزاری ERP مجموعه ای است از ماژول های آماده که تمام فرآیندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.
این «فرآیندهای تجاری» می تواند بسیار وسیع بوده و از مدیریت منابع انسانی، مدیریت تولید، خرید قطعات، ارسال مواد خام به واحدهای تولیدی، کنترل موجودی بازار و پیگیری سفارش ها و… را شامل شود.
ERP چگونه به شما در مدیریت کمک می کند؟
در گذشته کارمندان مسئولیت های زیادی داشتند. این امر منجر به این می شد که زمان زیادی برای کارهایی مثل پشتیبان گیری از داده ها، ارائه ی گزارش به بخش های مختلف سازمان، حفظ و نگهداری نرم افزارها و سیستم ها و همچنین مدیریت و بررسی داده ها، صرف شود. این در حالی است که با یک طراحی استراتژیک برای هوشمند سازی تجاری کسب و کار، بیشتر این امور به صورت خودکار و توسط ماشین انجام خواهد شد.
به راحتی می توان با وارد کردن داده ها در یک سیستم به روز شده و مرکزی، هر زمان که لازم باشد به ارائه ی گزارشات و تحلیل اطلاعات پرداخت. بسیاری از این کارها، عملیاتی تکراری هستند که مربوط به داده ها بوده و به آسانی می توانند خودکار شوند. خودکار شدن این امور موجب صرفه جویی در زمان انجام وظایف می شود. با خود کار شدن این عملیات زمان زیادی به زمان کاری هر کارمند اضافه می شود که می تواند به انجام امور اساسی تر بپردازد.
با وجود یک پایگاه داده ی مرکزی، یکپارچه کردن داده ها، هماهنگی بین بخش های مختلف سازمان، مدیریت نرم افزار، ردیابی اطلاعات وارد شده و جلوگیری از خطاهای انسانی، امکان پذیر خواهد بود. این دست آوردها باعث کاهش هزینه ها و به طور کلی بهره وری کل سازمان خواهد شد.
افزایش بهره وری در کارکنان گاهی در بخشی دیده می شود که شاید به طور مستقیم روی تولید و هزینه های مربوط به آن تاثیر گذار نباشد. اما باید توجه داشت که در نهایت به ارائه ی خدمات بهتر و رشد کسب و کار می انجامد. با استفاده از یک روش خوب ERP می توان حجم نیروی کار و ارتباطات بخش های مختلف سازمان را کنترل کرد.
کاهش زمان هدر رفته کارکنان و بهبود عملیات تجاری تنها با استفاده از یک سیستم ERP امکان پذیر است. تجربه ی کاربران SAP B1 به خوبی این موضوع را اثبات می کند. این افراد معتقدند زمانی که این سیستم ERP را در سازمان خود راه اندازی کرده و به کارمندان آموزش داده اند، صرفه زمانی زیادی برای هر کارمند ایجاد شده است. همچنین دقت و سرعت در رسیدن به داده های موثر افزایش یافته است. مواردی مثل صورت حساب ها، خدمات مربوط به سفارشات مشتری و موجودی انبار از جمله بخش هایی است که نیاز به دقت دارد. با استفاده از سیستم ERP می توان این اطمینان را حاصل کرد که بدون اتلاف وقت زیاد به روز رسانی های لازم به درستی انجام می شود. اطلاعات به صورت بلادرنگ در اختیار کارمندان قرار گرفته و قابل استفاده خواهد بود.
انتخاب درست و آگاهانه سیستم ERP همچون انتخاب معاونی دقیق و کوشا برای شماست!
عضویت در کانال تلگرام