مدیریت کسب و کار

مفاهیم فناوری اطلاعات: نظارت بر فعالیت‌های کسب و کار (BAM)

نظارت بر فعالیت کسب و کار (BAM) که به عنوان مدیریت فعالیت کسب‌ و کار نیز شناخته می‌شود، یعنی استفاده از تکنولوژی برای تعریف و تحلیل موثر فرصت‌ها و ریسک‌های مهم موجود در یک بنگاه اقتصادی تا آن بنگاه اقتصادی سودآوری خود را به حداکثر برساند و بهره‌وری خود را بهینه‌سازی کند. الگوی BAM برای ارزیابی فاکتورهای خارجی و نیز فاکتورهای داخلی می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد.
اصطلاح نظارت بر فعالیت کسب و کار اولین بار در سال ۲۰۰۱ از سوی موسسه تحقیقاتی «گارتنر» اختراع شده و هدف آن توصیف یک تکنولوژی بوده که امکان دسترسی بی‌درنگ و اتفاقی به شاخص‌های مهم عملکرد کسب و کار و تحلیل آن را فراهم می‌کند. bam
اصطلاح نظارت بر فعالیت کسب و کار اولین بار در سال ۲۰۰۱ از سوی موسسه تحقیقاتی «گارتنر» اختراع شده و هدف آن توصیف یک تکنولوژی بوده که امکان دسترسی بی‌درنگ و اتفاقی به شاخص‌های مهم عملکرد کسب و کار و تحلیل آن را فراهم می‌کند. در واقع BAM مجموعه تکنولوژی‌هایی است که به خدمات سرمایه‌گذاری امکان می‌دهد از «شیوه واکنشی» انجام کسب ‌و کار، به یک «شیوه پیشگیرانه» تغییر حالت دهند. طبق اعلام موسسه تحقیقاتی استنفورد، BAM و زیرمجموعه هوشمندانه‌تر آن تحت عنوان «پردازش پیشامد پیچیده» (CEP) به ابزارهایی ضروری در خدمات سرمایه‌گذاری بدل شده‌اند، چرا که این ابزار‌ها توانایی پیش‌بینی بر اساس داده‌های بازار را دارند. علاوه بر آن، CEP توانایی مرور پیشامد‌ها و محاسبه سریع آن‌ها را با استفاده از داده‌ها دارد. صندوق‌های سرمایه‌گذاری که حجم زیادی از تجارت خودکار را انجام می‌‌دهند و نیازمند پیگیری اختلاف قیمت‌ها در مسیرهای چندگانه هستند، به شدت مشتاق استفاده از CEP هستند. شرکت‌های خدمات مالی بزرگ و کوچک نیازمند این نوع کارآمدی هستند، زیرا توانایی شناخت فرصت‌ها و ریسک‌ها، چه داخلی و چه خارجی، به یکی از ملزومات رقابتی این روز‌ها تبدیل شده است. این یعنی از یک طرف، شما با شرکت‌هایی سر و کار دارید که قوی‌تر هستند و می‌توانند از فرصت‌های بازار بهره ببرند و از طرف دیگر، با شرکت‌هایی رو‌به‌رو هستید که توانایی بیشتری در شناخت ریسک‌ها و پاسخگویی به آن‌ها دارند که این کار امنیت بیشتری به امور مالی شما می‌دهد. به منظور اجرای موثر و کارآمد BAM سه اقدام مهم باید مد نظر قرار گیرد: اول، داده‌های مرتبط به شیوه‌ای موثر و به موقع و به اندازه کافی جمع‌آوری می‌شوند تا بتوان نتایج معنا‌داری را ارائه داد. دوم، داده‌های جمع‌آوری‌شده پردازش می‌شوند تا فاکتورهای مربوط شناسایی و دسته‌بندی شوند. در ‌‌نهایت، داده‌ها تحلیل می‌شوند و نتایج به دست آمده در یک برنامه کامپیوتری ساده نمایش داده می‌شود تا کارکنان بتوانند اقدامات مناسب را در رابطه با آن انجام دهند.
اشتیاق به محصولات BAM به دلیل ماهیت به روز بودن کسب ‌و کار، این روز‌ها افزایش یافته است. در قدیم، شرکت‌ها داده‌های یک ماه قبل خود را تحلیل می‌کردند و از متخصصینی استفاده می‌کردند تا تعداد زیادی الگوریتم مختلف را محاسبه کند و در ‌‌نهایت اعلام کند «بله، از ما کلاهبرداری شده است.»
اشتیاق به محصولات BAM به دلیل ماهیت به روز بودن کسب ‌و کار، این روز‌ها افزایش یافته است. در قدیم، شرکت‌ها داده‌های یک ماه قبل خود را تحلیل می‌کردند و از متخصصینی استفاده می‌کردند تا تعداد زیادی الگوریتم مختلف را محاسبه کند و در ‌‌نهایت اعلام کند «بله، از ما کلاهبرداری شده است.» اما BAM تحولاتی در این شیوه ایجاد کرده و شرکت‌ها می‌خواهند به یک پیشامد در لحظه وقوع آن پاسخ دهند، نه اینکه مدتی طول بکشد تا پایگاه داده‌ها را بررسی کنند. به عنوان مثال، بانکی که از سیستم BAM برای کشف اختلاس استفاده می‌کند، الگوهایی را برای نشان دادن این اختلاس تعیین کرده و سپس وقتی این الگو‌ها ظاهر شوند، آستانه‌هایی برای انجام اقدام مورد نظر مشخص می‌شوند. اگر بخواهیم واضح‌تر توضیح دهیم تصور می‌کنیم این الگو بر اساس فشار موجود در یک دیگ بخار تنظیم شده است. فرض می‌کنیم این دیگ بخار در دمای ۳۰۰ درجه منفجر می‌شود. وقتی دما به ۲۰۰ درجه برسد، از آن مطلع هستید و وقتی به ۲۶۰ و سپس ۲۷۰ می‌رسد، تصمیم می‌گیرید چه زمانی جلوی آن را بگیرید. در مدیریت کسب‌ و کار واکنش نشان دادن درست در لحظه وقوع حادثه بسیار مهم است. نمونه‌ای دیگر از کاربرد BAM در مدیریت ریسک، کنترل معاملات انجام شده با کارت‌های اعتباری است تا از بروز تقلب جلوگیری شود. اگر مبلغ هنگفتی در کارت اعتباری فردی شارژ شود که با مشخصات عادی صاحب کارت همخوانی نداشته باشد، مامور امنیتی بانک با فرد تماس گرفته و صحت انجام این معامله را با او چک می‌کند. نمونه دیگری از این گونه رفتارهای مشکوک خروج مکرر مبالغ نقدی در حداکثر میزان امکان‌پذیر از دستگاه‌های خود‌پرداز، با فاصله‌های کوتاه است. علاوه بر این‌ها BAM در پیش‌بینی موضوعاتی مانند نرخ بهره، قیمت سهام، قیمت سوخت و حتی نتیجه انتخابات سیاسی و تعیین اینکه چگونه تغییرات خاص می‌تواند بر شیوه مدیریت یک بنگاه اقتصادی اثرگذار باشد، کاربرد دارد. به عنوان مثال، با استفاده از این ابزار می‌توان پی برد که چشم‌انداز تصمیم‌گیری نمایندگان مجلس قانون‌گذاری کنترل قیمت‌ها خواهد بود و این موضوع عرضه‌کنندگان انرژی را به پایین نگه‌داشتن قیمت‌های خرده فروشی در کوتاه ‌مدت تشویق می‌کند. بنابراین‌‌ همان‌طور که شرکت‌ها به سوی زیرساخت‌های منسجم‌تر تکنولوژی اطلاعات حرکت می‌کنند، استفاده از BAM همچنان افزایش می‌یابد. زیرساخت‌های متمرکز به شرکت‌ها امکان می‌دهد وقایع را از طریق اپلیکیشن‌ها در شکلی منطقی‌تر، بهتر نظارت کنند. به گفته موسسه گارتنر، راهکار استفاده از BAM چه خانگی باشد یا بازرگانی، از سه جزء تشکیل شده است: • یک لایه «جذب پیشامد» داده‌های انبوه را که مستقیما وارد سیستم می‌شوند دریافت می‌کند. • لایه دیگر پردازش و فیلترینگ به شرکت اجازه می‌دهد پیشامد‌ها یا اطلاعات مربوط را که از جریان داده عبور می‌کنند، شناسایی کند. • جزء سوم یک لایه نمایشی یا‌‌ همان داشبورد است که سازمان نظارت کننده را آگاه می‌کند یا به صورت اتوماتیک یک راهکار مدیریت پردازش کسب ‌و کار ارائه می‌دهد. راهکار EMF فعالیت‌های مربوط به نظارت بر بنگاه اقتصادی بخشی اساسی در انجام کسب و کار است، اما در عین حال می‌تواند فرآیندی چالش‌زا و مصرف‌کننده منابع باشد. برای رفع این مشکل، نرم‌افزار EMF، BAM و شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIs) را ترکیب می‌کند تا در مورد معیارهای عملکرد و نحوه عملکرد شما علیه آن، دیدگاه بلند مدت‌تری ارائه کند. برای اینکه داده‌های عملیاتی خود را به عنوان KPIهای به‌روز در مدیریت، به صورت تصویری درآورید، از گزارش‌دهی و تکنولوژی داشبورد استفاده کنید. نیروی محرکه الکتریکی به طور موثری این گزارش‌ها را در فرمت مناسبی جمع‌آوری، محاسبه و ارائه می‌کند. در نتیجه نیروی محرکه الکتریکی ابزاری لازم الاجرا برای پشتیبانی BAM است. با نصب تلرانس برای جنبه‌های حساس عملیات، کارمندان و مدیریت می‌توانند بر کسب‌ و کار متمرکز شوند و در فواصل معین KPI‌ها را چک کنند تا مشخص شود آیا برای دستیابی به پیشرفت‌ها در جهت رسیدن به هدف تنظیماتی لازم است یا نه. همچنین می‌توان به منظور کنترل کردن KPI‌ها برای عرضه‌کنندگان یا فروشندگان جدید زنگ هشدارهایی تنظیم کرد و عملکرد آن‌ها را در مقابل توافق‌های خدماتی ذکر شده در قرارداد‌ها ارزیابی کرد (تا زمانی که اعتماد لازم به وجود آید). نرم‌افزار EFM کارایی‌های زیر را دارد: شما را از بودجه شرکت مطلع می‌کند وقتی هشداری دریافت می‌کنید مبنی بر اینکه بودجه شرکت شما x درصد مورد استفاده قرار گرفته یا بیش از حد مصرف شده، می‌توانید بودجه خود را سختگیرانه‌تر مدیریت کنید. مدیریت درخواست انجام کار را ساده و موثر می‌کند اگر در مدت زمان درخواست انجام کار اشتباهی پیش آید، هشدار‌ها برای بازتخصیص منابع یا تعیین مجدد مشاغل برای روبه‌رو شدن با برنامه‌های زمانی تولید، به شما اطلاع می‌دهند. بر تلرانس‌های کنترل فرآیند نظارت می‌کند اگر استاندارهای کنترل کیفیت و تلرانس‌ها رعایت نشود، بخش ضمانت کیفی، پشتیبانی یا مهندسی را مطلع می‌کند. مواد اولیه و عرضه را چک می‌کند اگر مواد اولیه مورد نیاز برای بخش تولید، قبل از اینکه ذخیره موجود در انبار مورد استفاده قرار بگیرد، به بخش مورد نظر نرسد، مسئولین عملیات را مطلع می‌کند. اگر تحویل به موقع موجودی طبق برنامه بیش از n دقیقه طول بکشد، به بخش پیگیری حمل و نقل اطلاع می‌دهد. پشتیبانی زمان بندی شده را تضمین می‌کند اگر پشتیبانی بازدارنده، طبق برنامه‌ریزی رخ ندهد، به پرسنل پشتیبانی هشدار می‌دهد. کنترل کیفیت را تضمین می‌کند به محض اینکه میزان مواد اولیه به نقطه سفارش مجدد برسد، چرخه جایگزینی را وارد کار می‌کند یا اگر کیفیت مواد در بازرسی‌های اولیه رد شود، هشدار می‌دهد. Read More

شخصی‌سازی هوشمندی کسب‌و‌کار

هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده، یک رویکرد نسبتا جدید در حوزه‌ی هوشمندی کسب‌و‌کار است که به کارکنان سازمان امکان می‌دهد داده‌ها را بدون نیاز به پشتیبانی و دخالت مستقیم تیم متخصص فناوری اطلاعات تجزیه و تحلیل کنند. راهکارهای هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده در حقیقت راهکارهای مبتنی بر نیاز کاربر هستند که از نقاط قوت فناوری‌های وب و تلفن همراه استفاده می‌کنند. همان‌طور که از نام آن مشخص است، این نوع راهکارها برای انطباق سریع با تغییرات مداوم نیازهای کسب‌و‌کار طراحی شده‌اند و از اهداف اصلی آن در دسترس قرار دادن اطلاعات برای کاربران سازمانی برای گرفتن تصمیم‌های کارآمد و متناسب با نیاز لحظه‌ای کابران است. از آنجایی که کاربران سازمانی ممکن است دانش کافی در زمینه‌ی فناوری‌اطلاعات نداشته باشند، هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده از ابزارهایی استفاده می‌کند که رابط کاربری مناسبی داشته و به‌آسانی توسط کاربران قابل استفاده باشند. در حالت ایده‌آل، می‌توان آموزش‌هایی برای درک کسب‌و‌کار و اینکه چه نوع داده‌هایی برای پاسخ به کدام نیازهای کسب و کار در دسترس است، به کاربران ارائه کرد.

ویژگی‌های اصلی خدمات هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی شده

  • کاربران در سطوح مختلف سازمان امکان دسترسی درلحظه به داده‌ها در زمان نیاز را دارند و می‌توانند نتایج را به سرعت و بدون نیاز به هرگونه دانش فنی، مهارت‌های کد نویسی و … بدست آورند.
  • هزینه‌های مالکیت و هزینه‌های تغییر این راهکارها به‌شکل قابل‌توجهی پایین‌تر از راهکارهای هوشمندی کسب‌و‌کار سنتی است. بنابراین این امکان برای سازمان‌ها فراهم است که به راحتی به سمت این راهکارها تغییر کنند.
  • این راهکارها در مقایسه با راهکارهای سنتی، چرخه‌ی استقرار کوتاه‌تری دارند، بنابراین از منابع IT کمتری استفاده می‌کنند و سریع‌تر و آسان‌تر روی سیستم‌عامل‌ها و دستگاه‌های چندگانه عرضه می‌شوند. برای نمونه، گزارش‌ها را به راحتی می‌توان روی موبایل یا تبلت‌ مشاهده کرد.
  • به دلیل ویژگی‌های تعاملی بالایی که این راهکارها با کاربران دارند، پذیرش و انطباق کاربران بالا است و درک و فهم آن برای سازمان‌هایی که بینش و تخصص IT ندارند نیز بسیار راحت‌تر است.
    در تجزیه‌و‌تحلیل‌های هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده، استخراج و کشف داده‌ها سریع و آسان است. این ویژگی می‌تواند به سازمان‌ها برای غلبه به موانع استفاده از ابزار‌های استخراج و پردازش داده‌ها از منابع درون سازمان برای پاسخ به پرسش‌های خاص و گزارش‌های سفارشی کمک کند.
  • در این نوع راهکارها، «حاکمیت داده‌» از اهمیت بالایی برخوردار است. حاکمیت داده‌ها به اجرای سیاست‌های تجاری، روش‌ها و ابزارهایی گفته می‌شود که برای افزایش استفاده از دارایی‌های داده طراحی شده‌اند. هدف از حاکمیت و مدیریت داده‌ها، اطمینان از هماهنگی در بخش‌های مختلف کسب‌و‌کار است؛ بنابراین، باید در تمام بخش‌ها به‌شکل متمرکز و استاندارد اجرا شود. برای نمونه، اگر دو کاربر در بخش بازیاریابی و فروش از یک ابزار کشف داده استفاده می‌کنند، در هنگام نیاز به داده‌ها، پاسخ‌های متفاوتی با توجه به بخش سازمانی و نقش خود دریافت خواهند کرد.
هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده ، باوجود اینکه به کاربران امکان تصمیم‌گیری مبتنی بر اطلاعات به‌جای شهود را می‌دهد، اما همین انعطاف‌پذیری در صورت عدم وجود «حاکمیت داده‌ها» مشکلات و سردرگمی‌هایی را در سازمان به‌وجود خواهد آورد. در نتیجه، وجود سیاست‌هایی درباره موارد زیر ضرورت دارد:
  • شاخص‌های کلیدی برای موفقیت چیست؟
  • چه فرآیندهایی باید برای ایجاد و به اشتراک‌گذاری گزارش‌ها طی شود؟
  • چه امتیازات یا حقوق ویژه‌ای برای دسترسی به اطلاعات محرمانه نیاز است؟
  • چگونه کیفیت داده، امنیت و حفظ حریم خصوصی حفظ خواهد شد؟

هوشمندی کسب‌و‌کار سنتی یا عمومی (Traditional BI)

راهکارهای قدیمی‌تر که با عنوان «هوشمندی کسب‌و‌کار سنتی یا عمومی» یا Traditional BI عنوان می‌شوند، راهکارهایی قدرتمند، مقیاس‌پذیر و ارائه شده توسط رهبران صنعت BI در جهان هستند. ویژگی‌های هوشمندی کسب‌و‌کار سنتی عبارتند از:
  • بدون شک هوشمندی کسب‌و‌کار سنتی می‌توانند به انواع سازمان‌ها تا اندازه‌ی بزرگ خدمت‌رسانی کند. این راهکارهای مقیاس‌پذیر، برای کار با حجم بالایی از داده‌ها و ارائه‌ی سرویس به تعداد زیادی از کاربران طراحی شده‌اند.
  • این نوع راهکارها از ویژگی‌های مختلفی برخوردارند که به‌وسیله‌ی آن به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا طیف گسترده‌ای از انواع گزارش‌ها و نیازها را پوشش دهند.
  • معمولا این نوع راهکارها برای بسیاری از سازمان‌های کوچک و متوسط یا برخی از سازمان‌های بزرگ، هزینه‌ی بالایی دربردارند. زیرا نیازمند پشتیبانی فناوری‌اطلاعات مانند مهارت‌های پرس‌و‌جوی SQL یا مهارت‌های پیشرفته‌ی اکسل هستند که به این دلیل افزایش هزینه‌ها و زمان بیش‌تر برای پیاده‌سازی را به همراه دارد.
 

قابلیت‌های خدمات هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده

ارائه‌ی موفق قابلیت‌های تحلیلی شخصی‌سازی‌شده فراتر از پیاده‌سازی یک ابزار اکتشاف و گزارشگری داده است. ان‌چه مورد نیاز کاربر است بستگی به میزان کنجکاوی و ترجیح او دارد. ازاین‌رو قابلیت‌های هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده در دو سر یک طیف گسترده شده‌اند. در یک‌سو، مصرف‌کنندگان اطلاعات با صفحه نمایش‌هایی که برای آن‌ها طراحی شده است تعامل دارند تا سنجه‌ها و شاخص‌های معروف را دنبال کنند و به پرسش‌های مورد انتظار پاسخ بدهند. در سوی دیگر، کارشناس تحلیل‌گر کسب‌وکار مستقیما با داده‌ها سروکار دارد تا بینش جدیدی را از درون داده‌ها استخراج کرده و به پرسش‌هایی که به ذهنش می رسد، پاسخ دهد.
  • گزارش‌ها و داشبوردهای تعاملی: مجموعه‌ای از جدول‌ها ونمودارهای قالب‌بندی شده با فیلترها و drill down‌های از پیش تعیین‌شده هستند که کاربر می‌تواند به‌ کمک آن‌ها عناصر تصویری را انتخاب کرده و روی داشبورد قرار دهد.
  • تحلیل داده‌ها و سفارشی‌سازی داشبوردها: توانایی برش‌های عرضی عمودی و افقی (slice & dice) روی مجموعه داده‌ها و انجام محاسبات جدید هستند که کاربر می تواند به کمک آن‌ها جدول‌ها و نمودارهای جدیدی را برای افزودن به داشبورد ایجاد کند.
  • پرس‌وجو و تحلیل‌ها: با لایه‌ای از تنظیمات از پیش مشخص‌شده کاربران می‌توانند داده را درک کنند. کاربر مجموعه دیتای مورد علاقه خود را انتخاب کرده، جدول‌ها و نمودارهای مورد خود را ایجاد می‌کند، سپس آن‌ها را در گزارش یا داشبورد خود قرار می‌دهد.
  • تدوین گزارش و داشبورد: کاربر می‌تواند گزارش‌ها و داشبوردهایی را که امکان انتشار در برنامه‌های کاربردی را دارند، ایجاد کند.
  • اکتشاف داده‌ها به‌شکل تصویری: عناصر تصویری به‌طورخودکار براساس داده‌هایی که کاربر انتخاب کرده است، پیشنهاد می‌شود؛ داده‌ها به‌شکل خودکار سازماندهی می‌شود تا نیاز به تنظیم لایه‌ی متادیتا وجود نداشته باشد.
با استفاده از قابلیت‌های هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده، کاربران بین انواع مختلفی از قابلیت‌ها برای درک و کشف داد‌ّ‌ها‌ در حرکت هستند. برای نمونه ممکن است کاربری از یک داشبورد یا گزارش از پیش قالب‌بندی‌شده شروع کرده و به تحلیل عمیق‌تری drill کند، سپس با مصورسازی یک عنصر تصویری که یک شاخص عملکرد را نشان می دهد، ایجاد کند و آن را در داشبورد قرار دهد تا سایر کاربران هم از آن استفاده کنند.

خدمات هوشمندی کسب‌و کار شخصی سازی شده بر روی موبایل

هوشمندی همراه (Mobile BI) به برنامه‌هایی گفته می‌شود که اطلاعات کسب و کار و تحلیل‌های هوشمندی کسب‌و‌کار را بر روی دستگاه‌های موبایل ارائه می‌دهد و دسترسی کاربران را به اطلاعات کلیدی در هر زمان و مکان فراهم می‌کند. برنامه‌های هوشمندی همراه بیش‌تر به عنوان یک برنامه افزودنی یا همراه با نرم‌فزار هوشمندی کسب‌‌و‌کار برای نمایش اطلاعات یکپارچه در مقیاس صفحات کوچکتر دستگاه‌های موبایل عمل می‌کند. همان‌طور که در بخش‌های قبل اشاره شد، راهکارهای هوشمندی کسب‌و کار شخصی سازی شده از نقاط قوت فناوری‌های وب و تلفن همراه سود می‌برد. از آنجایی که کاربران سازمانی در عدم حضور متخصصین IT ممکن است دانش فناوری‌اطلاعات نداشته باشند، هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی شده از ابزارهایی استفاده می‌کند که رابط کاربری مناسبی داشته و به‌آسانی توسط کاربران قابل استفاده باشند. دستگاه‌های موبایل این امکان را برای کاربران شخصی‌سازی‌شده فراهم می‌کند. هم‌چنین قابلیت رابط کاربری لمسی، طراحی‌های واکنش‌گرای صفحات و امکان مدیریت محتوا در دستگاه‌های موبایل سهولت بیشتری را برای کاربران برای دسترسی سریع به داده‌ها و گزارش‌های مورد نیاز در هر زمان و مکان فراهم می‌کند.
پرسش‌هایی که باید در مقایسه هوشمندی کسب‌و‌کار شخصی‌سازی‌شده و هوشمندی کسب‌و‌کار سنتی مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
  • هزینه‌های اولیه، هزینه‌های پیاده‌سازی، و حتی هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی سالانه چه‌قدر است؟
  • زمان، هزینه و منابع مورد نیاز برای آموزش کاربران نهایی برای استفاده از این راهکار چه‌قدر است؟
  • چه منابع و مهارت‌های فنی برای دسترسی، آماده سازی و تهیه داده‌های عملی برای کاربران نهایی سازمان، مورد نیاز است؟
  • آیا منابع داده‌ی موجود برای این راهکار مناسب است؟ افزودن منبع داده‌ی جدید به سادگی امکان‌پذیر است؟ در صورت نیاز به اضافه کردن منبع داده و یا تغییر سرور، آیا انجام این کار بدون نیاز به کمک واحد فناوری‌اطلاعات امکان‌پذیر خواهد بود؟
  • چه کسی به اطلاعات دسترسی دارد؟ آیا لایه‌ی امنیتی برای کنترل دسترسی به کاربر برای مشاهده‌ی داده‌ها و گزارش‌ها بر اساس جایگاه آن‌ها در کسب‌و‌کار وجود دارد؟
بسیاری از سازمان‌های بزرگ در صورتی که منابع مالی کافی داشته باشند، تصمیم به پیاده‌سازی ترکیبی از راهکارهای شخصی‌سازی‌شده و سنتی می‌گیرند تا بتوانند پاسخ‌گوی نیازها و موارد استفاده‌ی متعدد درون سازمان خود باشند. از سوی دیگر شرکت‌های کوچک یا متوسط به دلیل محدودیت‌های بودجه‌ای کم‌تر سراغ راهکارهای هوشمندی کسب‌و‌کار می‌روند. بنابراین این شرکت‌ها ترجیح می‌دهند که به سمت راهکارهای شخصی‌سازی‌شده بروند تا به نیازهای کسب‌و‌کار خود با استفاده از ابزارهای تجزیه‌و‌تحلیل شخصی‌سازی‌شده، گزارش‌های شخصی‌سازی‌شده و مزایای این راهکار که راهکارهای سنتی از آن‌ها برخوردار نیستند؛ پاسخ دهند. هم‌چنین بسیاری از سازمان‌های بزرگ که سرمایه‌گذاری گسترده‌ای بر روی هوشمندی کسب‌و‌کار سنتی انجام داده‌اند و برایشان مقرون‌به‌صرفه نیست که راهکارهای شخصی‌سازی‌شده را به‌طور کامل جایگزین راهکارهای سنتی کنند، می‌توانند هر دو راهکار را در کنار هم در سازمانشان داشته باشند. Read More

چرا باید از راهکار های یکپارچه سازی در مدیریت کسب و کار خرده فروشی استفاده کنیم

مشکلات استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی جزیره‌ای

کسب‌وکارهای توسعه‌یافته‌ی خرده‌فروشی که از سیستم‌های جزیره‌ای استفاده می‌کنند، با مسائل گوناگونی مواجه هستند و ممکن است این مسائل به اندازه‌ای جدی باشند که جلوی رشد سازمان را بگیرند. در ادامه به چهار مسئله‌ی اصلی که می‌تواند رشد سازمان را متوقف کنند، اشاره می‌کنیم:
  • هدررفت بهره‌وری کارکنان: فرآیندهای نامناسب و غیریکپارچه، زمان انجام کارها را برای کارکنان افزایش می‌دهد، سبب بروز اشکال و خطا می‌شود و آنان را از وظایف اصلی و مهم‌شان دور می‌کند. فرآیندهای مهمی مانند سفارش‌گذاری، صدور اسناد فروش، تحویل کالا، تایید بدهی‌ها، صدور اسناد مالی، تسویه با تامین‌کنندگان و تحویل سفارش‌ها در فروشگاه، در کنار فروش پورسانتی کالا، نیازمند انجام عملیات در ماژول‌های متعددی از جمله انبار، خرده‌فروشی، حسابداری، دریافت و پرداخت و جبران خدمات (حقوق و دستمزد) است؛ با یکپارچه نبودن ماژول‌ها، کاربران فروشگاه و دفتر مرکزی مجبور به ورود دوباره‌ی اطلاعات هستند که زمان‌بر و با احتمال بروز خطا است. حال فرض کنید بخشی از سفارش‌ها لغو شود و کاربر مجبور به اصلاح بخشی از اطلاعات ثبت شده‌ی قبلی باشد؛ در این موقعیت، زمان بسیاری صرف تجزیه و تحلیل و به‌روزآوری اطلاعات سایر ماژول‌ها خواهد شد. چنین موضوعاتی منجر به کاهش چابکی کسب‌وکار خرده‌فروشی خواهد شد.
  • نداشتن تصویری به‌لحظه از کسب‌وکار: وقتی سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه نباشند، سازمان دیتاهای مختلفی دارد که در برخی بخش‌ها هم‌پوشانی دارند. در نتیجه، مدیران سازمان نمی‌توانند در ‌لحظه تصویری واضح و روشن از تمام کسب‌وکارشان داشته باشند و تهیه‌ی چنین گزارشی که همه‌ی جنبه‌های مالی، بازاریابی، انبار و فروش را دربر داشته باشد، کاری سخت و هزینه‌بر است. بیش‌تر این شرکت‌ها، از تهیه‌ی منظم چنین گزارش‌هایی صرف‌نظر می‌کنند، شرکت‌هایی هم که به‌دنبال تهیه‌ی این گزارش‌ها می‌روند، مجبورند برای ربط دادن اطلاعات فاقد ارتباط با تنوع زمانی و احتمالا خطادار سیستم‌های گوناگون، زمان بسیاری صرف کنند، در نتیجه مدیران مجبورند تصمیمات مهم را با کندی و پس از تهیه‌ی چنین گزارشی بگیرند یا براساس حس و بدون تکیه بر اطلاعات صحیح، تصمیم بگیرند. این موضوع برای کسب‌وکار می‌تواند خطرناک باشد.
  • هزینه و پیچیدگی یکپارچه نگه داشتن راهکارهای غیریکپارچه: با استفاده از راهکارهای غیریکپارچه، زمان بسیاری از تیم IT سازمان، صرف یکپارچگی و نگهداشت سیستم‌های مختلف می‌شود، هم‌چنین به‌ هنگامی‌که یکی از سیستم‌ها نیازمند به‌روزآوری باشد، زمان بسیاری صرف تطبیق سایر سیستم‌ها برای نگهداشت همه‌ی سیستم‌ها و کار کردن بهینه‌ی آن‌ها در کنار هم می‌شود؛ در حالی‌که این ظرفیت می‌تواند صرف توسعه‌ی کسب‌وکار شود. با این شیوه، هزینه‌های نگهداری سیستم‌ها همواره صعودی خواهند بود.
  • ناتوانی در پاسخ‌گویی مناسب به افزایش تقاضای مشتریان: جذب مشتری و افزایش درآمد، کلید موفقیت کسب‌وکارهاست و در بازار رقابتی، ضروری است که فروشگاه‌ها تجربه‌ی خرید خوبی برای مشتریان فراهم کنند، وگرنه با ریسک واگذاری بازار خود به رقبا مواجه می‌شوند. در مواقعی که مشتریان نمی‌توانند اطلاعات سفارش‌هایشان را به‌سرعت دریافت کنند، با موجودی ناکافی انبار مواجه می‌شوند یا درخواست‌هایشان در زمان مناسبی پاسخ داده نمی‌شود، ناراضی می‌شوند و تمایل آنان به سفارش و خرید دوباره، کاهش می‌یابد. راهکار نرم‌افزاری یکپارچه، صحت اطلاعات ارائه شده به مشتری را تضمین می‌کند و مشتری با تجربه‌ی خرید مناسبی مواجه می‌شود؛ کارکنان نیز به‌سرعت می‌توانند به اطلاعات وضعیت مشتریان و سلایق خرید آنان برای پاسخ‌گویی مناسب به درخواست‌های جدیدشان، دسترسی داشته باشند.

مزایای استفاده از راهکار یکپارچه در مدیریت کسب‌و‌کار خرده‌فروشی

برای حفظ رشد کسب‌وکار خرده‌فروشی، ضروریست راهکارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به‌طور یکپارچه، مبتنی بر پایگاه داده و فرآیندهای سازمانی یکپارچه به‌کار گرفته شود. استفاده از چنین راهکارهایی، توانایی صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمانی را می‌دهد. در زیر به چند نمونه از آن‌ها اشاره می‌شود:
  • افزایش کارایی فرآیندها در سازمان؛ در سطح سازمان فرآیندهای کلیدی بسیاری هم‌چون، سفارش‌گیری، صدور فاکتور، تسویه با تامین‌کنندگان، جمع‌آوری وجوه نقد از فروشگاه، مدیریت انبار و صدور اسناد حسابداری فرآیندهای مختلف مالی وجود دارد، استفاده از راهکارهای یکپارچه به سازمان‌ها کمک می‌کند که از ظرفیت سرمایه انسانی موجود در سازمان بهتر بهره ببرد و توان نیروهای موجود را برای انجام فعالیت‌های ارزشمندتر و ایجاد نوآوری و توسعه‌ی کسب‌وکار متمرکز کند. یافته‌ها نشان می‌دهد، با به‌کارگیری راهکارهای نرم‌افزاری یکپارچه، عملیات تجمیع و بستن اسناد حسابداری ۵۰درصد، بهره‌وری در فروش ۱۲.۵درصد و گردش انبار ۵۰درصد بهبود داشته‌اند. براساس همین یافته‌ها، زمان پردازش سفارش‌های مشتریان نیز تا ۶۶درصد کاهش یافته است.
  • تصویر به‌لحظه از کسب‌وکار؛ داشتن تصویری به‌لحظه از کسب‌وکار با دسترسی در هر لحظه و از هر کجا، با دقت بالا و بدون نیاز به سنجش و راستی‌آزمایی در سیستم‌های مختلف، برای تصمیم‌گیری دقیق بسیار مهم است. برای نمونه، با در اختیار داشتن اطلاعات به‌لحظه، کسب‌وکار خرده‌فروشی شرکت König Wheels در مدت چهار سال، اندازه‌ی کسب‌وکار خود را دو برابر و سالانه ۱۲۰هزار دلار صرفه‌جویی کرده است. صرفه‌جویی در هزینه‌های IT و نگهداشت سیستم‌ها؛ بی‌نیازی از خرید، نصب و نگهداشت سیستم‌های متنوع و مدیریت ارتباط بین آن‌ها توسط تیم IT، کاهش درخور توجهی در هزینه‌ها خواهد داشت. این هزینه‌ها می‌تواند صرف بهبود فرآیندهای مهم کسب‌وکار شود.
  • شتاب در توسعه‌ی کسب‌وکار؛ با استفاده از راهکارهای یکپارچه، کانال‌های فروش و خدمات سریع‌تر گسترش می‌یابند و با داشتن تصویری دقیق از کل کسب‌وکار، عملیات فروش به مشتریان با کارایی بهتری پیش خواهد رفت.
  • توسعه‌ی نوآوری‌ها؛ سهولت تغییر فرآیندها این امکان را فراهم می‌کند که کارکنان براساس تخصص‌های خود، تغییرات لازم برای بهبود عملکرد سازمان را اِعمال کنند و تیم IT، از ظرفیت خود برای ارائه‌ی راهکارهای نوآورانه به‌منظور ایجاد ارزش‌افزوده استفاده کنند و سازمان را به سمت موفقیت بیش‌تر سوق دهد.
با توجه به آن‌چه گفت شد، امروزه کسب‌وکارهای خرده‌فروشی تلاش می‌کنند با استفاده از راهکارهای تخصصی و یکپارچه، روند حرکتی خود را رو به رشد و در مسیر توسعه نگهدارند و با کنار گذاشتن نرم‌افزارهای جزیره‌ای که سبب ایجاد تنگناهای متعدد در فرآیندهای کسب‌وکار، کاهش کارایی کارکنان و جلوگیری از چابکی سازمان می‌شود، هزینه‌های سازمان را کاهش دهند. Read More

مقایسه ی دو تعریف کنترل هزینه و کاهش هزینه (تقلیل هزینه)

تعاریف گوناگونی برای «کنترل هزینه » وجود دارد ولی به زبان ساده می‌توان گفت، شناسایی و کاهش هزینه‌های کسب‌وکار برای افزایش سودآوری و با فرآیند بودجه‌ریزی آغاز می‌شود، در ادامه مدیران و صاحبان کسب‌وکار هزینه‌های واقعی را با بودجه مقایسه می‌کنند و اگر هزینه‌های واقعی بیش‌تر از برنامه‌ریزی باشد، مدیریت اقدام مناسب را انجام خواهد داد. از سوی دیگر، «تقلیل هزینه» یک فرآیند است و در آن حداقل بها برای بهای تمام شده‌ی واحد محصول در نظر گرفته می‌شود که تاثیری در کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده نداشته باشد و اغلب از طریق به‌کارگیری روش‌های جدید یا بهبود روش‌های قبلی تحقق می‌یابد. تقلیل هزینه، حذف تمام هزینه‌های غیرضروری که در فرآیند تولید، انبارش و فروش محصول وجود دارد را هدف‌گذاری می‌کند.

تفاوت‌های کنترل هزینه و تقلیل هزینه

به‌طور خلاصه، فعالیت نگهداشت بهای تمام شده در سطح استاندارد از پیش تعیین شده را «کنترل هزینه» می‌نامند، درحالی‌که «تقلیل هزینه»، فعالیت کاهش هزینه‌های واحد محصول از طریق روش‌های جدید تولید است. کنترل هزینه روی کاهش بهای تمام شده‌ی کل محصولات تمرکز دارد، درحالی‌که تقلیل هزینه روی کاهش قیمت واحد محصول تمرکز دارد. کنترل هزینه ذاتا ماهیت موقت دارد و برخلاف آن تقلیل هزینه یک مفهوم دائمی است. فرآیند کنترل هزینه‌ها هنگام دستیابی به هدف خاصی به پایان می‌رسد. برعکس آن، تقلیل هزینه هیچ‌گاه به پایان نمی‌رسد و همیشه ادامه خواهد داشت. کنترل هزینه حفظ کیفیت را تضمین نمی‌کند، درحالی‌که در تقلیل هزینه می‌بایست کیفیت در حد مطلوب حفظ شود. کنترل هزینه یک عمل بازدارنده است، درحالی‌که کاهش هزینه یک عمل اصلاحی است. کنترل هزینه بخشی از عملکرد حسابداری صنعتی است، درحالی‌که تقلیل هزینه می‌تواند حتی زمانی تحقق یابد که هنوز حسابداری صنعتی فعالیت خود را شروع نکرده است. در جدول زیر تفاوت‌های این دو مفهوم با هم مقایسه شده‌اند:
مبنای مقایسه   تقلیل هزینه کنترل هزینه
مفهوم و معنی روش مورد استفاده برای اقتصادی کردن هزینه‌ی واحدهای محصول، با حفظ سطح کیفی محصولات یا خدمات روش مورد استفاده برای نگهداشت هزینه‌ها برمبنای استانداردهای از پیش تعیین شده
صرفه‌جویی هزینه بهای تمام شده‌ی واحد بهای تمام شده‌ی کل
کیفیت محصول یا خدمت تضمین می‌کند تضمین نمی‌کند
ماهیت دائمی موقت
موضوع مورد تاکید هزینه‌ها در زمان حال و آینده هزینه‌ها در زمان گذشته و حال
زمان خاتمه بدون خاتمه با رسیدن به هدف مشخص خاتمه می‌یابد
نوع عملکرد اصلاحی بازدارنده
 

دامنه‌ی فعالیت تقلیل هزینه

معمولا سطوح یا حوزه‌های مختلفی برای تقلیل هزینه در نظر گرفته می‌شود که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
  •  سطح طراحی محصول
طراحی محصول معمولا یکی از سطوحی است که برای کاهش هزینه‌ها مورد غفلت قرار می‌گیرد، درحالی‌که یکی از بهترین محل‌هایی است که می‌توان در آن هزینه‌های تولید را کاهش داد. برای نمونه، شرکت HTC سوئد، از ابزاری به‌عنوان«نمونه‌سازی اولیه دیجیتال» digital prototyping استفاده می‌کند. استفاده از این ابزار تا ۹۷درصد از هزینه‌های طراحی محصولات جدید را کاهش داده است. در گذشته برای تولید محصول جدید می‌بایست یک نمونه‌ی فیزیکی از آن با در نظر گرفتن تمام خصوصیات محصول تولید می‌شد، ولی در مدل جدید، تمام این ویژگی‌ها به‌شکل دیجیتالی طراحی می‌شود و به مهندسان شرکت، امکان طراحی و تولید و درنهایت بررسی تمام قسمت‌های محصول جدید را خواهد داد. در طراحی محصول جدید می‌توان از زوایای مختلفی هزینه‌ها را کاهش داد. برای نمونه، چگونه با به‌کارگیری مواد اولیه‌ی کم‌تر همان محصول را تولید کرد، زمان تولید محصول به نحوی طراحی شود که کم‌ترین زمان ممکن، مورد نیاز باشد یا بسته‌بندی به نحوی باشد که هزینه‌ی آن اقتصادی‌تر باشد.
  • سطح سازمان
تقلیل هزینه از طریق بهبود سازمان کار کارخانه از جمله شفاف بودن شرح وظایف واحدها، وجود کانال‌های ارتباطی موثر و کارآمد بین واحدها و… نیز می‌تواند بهبود پیدا کند.
  •  سطح فرآِیند تولید
برای اجرای یک برنامه‌ی تقلیل هزینه در تولید یک محصول، می‌بایست تمام عملیات موجود مورد بررسی قرار گیرد تا بهترین روش انتخاب شود. برای کاهش ضایعات می‌بایست از ابزار با کیفیت بالاتر استفاده شود.
  • سطح هزینه‌های اداری
کاهش هزینه‌های اداری واحدهای تجاری هم می‌تواند تاثیر درخورتوجهی روی قیمت محصولات داشته باشد؛ مانند، مدیریت هزینه‌های ارتباطات نظیر تلفن و اینترنت یا کاهش هزینه‌های ماموریت پرسنل.
  • سطح هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی
با بازنگری روش‌های بازاریابی ، تنظیم مجدد شرح وظایف کارشناسان فروش و… می‌تواند در کاهش هزینه‌ها مفید باشد.
  • سطح تامین مالی
همواره واحد تجاری می‌بایست سطح استفاده از هزینه‌های سرمایه‌ای را به‌نحوی تعیین کند که بالاترین بازدهی را داشته باشد.

برخی ابزارهای کنترل هزینه یا تقلیل هزینه

۱- سیستم بهایابی استاندارد این سیستم به‌شکل کلی برای کنترل هزینه‌ها به‌کار برده می‌شود. بهای تمام شده‌ی محصول به‌شکل استاندارد تخمین زده و با هزینه‌های واقعی مقایسه می‌شود. هم‌چنین، انحرافات و علل آن مورد بررسی قرار می‌گیرند. ۲- کنترل بودجه یکی دیگر از ابزارهای کنترل هزینه‌ها بودجه‌ریزی است. در این روش به‌ازای هر فعالیت واحد تجاری بودجه‌ای پیش‌بینی و به‌طور دائم عملیات واقعی با بودجه مقایسه می‌شود. ۳- کنترل موجودی کنترل موجودی‌ها تکنیک‌ها و روش‌های خاص خودش را دارد که از طریق آن‌ها می‌توان هزینه‌های انبارداری و موجودی نگهداری شده در انبار را مدیریت کرد. ۴- برنامه‌ریزی تولید و کنترل عملیات تولید برای تهیه‌ی برنامه‌ی تولید، واحد برنامه‌ریزی تولید نیاز دارد تا همکاری نزدیکی با واحدهای بازاریابی و فروش داشته باشد. واحد برنامه‌ریزی تولید می‌تواند انواع روش‌های برنامه‌ریزی تولید نظیر تولید یک محصول، تولید براساس روش بچ یا انبوه و… را به‌کار ببرد، ولی درنهایت تعداد محدودی از گریدها و سایزها برای تولید انتخاب خواهند شد.

ارتباط ERP با کنترل هزینه و تقلیل هزینه

در یک تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های یک ERP می‌توان تعریف زیر را برای برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه کرد: ERP یک بسته‌ی نرم‌افزاری کاربردی درون‌سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده‌ی راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی براساس نیازهای پویای سازمان‌هاست. با نگاهی به ماژول‌های تشکیل‌دهنده‌ی یک ERP و مقایسه‌ی آن با ابزارهای کنترل هزینه نام برده شده در بخش قبل، می‌توان نتیجه‌گیری کرد که به کمک یک ERP قوی در یک سازمان می‌توان ترکیبی از ابزارهای کنترل هزینه، هم‌چنین تقلیل هزینه را در اختیار داشت. عملیاتی نظیر کنترل عملیات تولید، کنترل موجودی کالا، کنترل بودجه و درنهایت محاسبه‌ی بهای تمام شده به روش استاندارد بدون ERP فرآیندی بسیار زمان‌بر و پُرهزینه خواهد بود.

جمع‌بندی

دو روش «کنترل هزینه» و «تقلیل هزینه» توسط شرکت‌های تولیدی به‌منظور کاهش هزینه‌ی تولید مورد استفاده قرار می‌گیرند. «کنترل هزینه» به‌عنوان یک نقشه‌ی راه برای یک واحد تجاری است و از طریق استانداردسازی هزینه‌ها و فرآیندها و کنترل هزینه‌ها در قالب آن عمل می‌کند. از سوی دیگر «تقلیل هزینه»، استانداردهای ایجاد شده را به چالش کشیده و با به‌کارگیری نگرش‌های جدید سبب کاهش هزینه خواهد شد. ERP می‌تواند به‌عنوان یک بستر مناسب، تسهیل‌کننده دو مفهوم فوق عمل کند. Read More

مدیریت ارتباط با تامین کننده چیست؟

افزایش رقابت و تحولات بازار و محیط کسب‌وکار، روش‌های تامین اقلام و ارتباط میان خریداران و تامین‌کنندگان را تغییر داده است. از این رو، روابط بین سازمان و تامین‌کنندگان آن، برای هر سازمانی حیاتی است. تامین‌کنندگان می‌توانند به‌طور مستقیم بر عملکرد مالی و سودآوری شرکت از طریق فعالیت خرید تاثیر بگذارند و تاثیرات نفوذ آن‌ها در هزینه‌های توسعه‌ی محصول، سطح موجودی‌ها، برنامه‌ریزی تولید، میزان تولید، تحویل به‌هنگام محصول و خدمات خواهد بود. بسیاری از شرکت‌های پیشرو متوجه شده‌اند که سرمایه‌گذاری ارزنده در این زمینه می‌تواند مدیریت ارتباط موثر و کارآمد را ایجاد کند. در دهه‌های اخیـر، رویکـرد جدیـد و مهمی کـه در مـدیریت زنجیـره تامین مطـرح شـده اسـت ، تقویت و گسترش ارتباطات بـا تامین‌کننـدگان سـازمان در قالب سیستم مدیریت روابط تامین‌کنندگان است، که توجه آن به کـل زنجیـره‌ی تامین از تهیـه‌ی مـواد اولیـه تـا مصرف‌کننده‌ی نهایی معطوف شده است، به‌طوری‌کـه بتوانـد امکان افزایش رضایت مشتری و کـاهش هزینـه‌هـا را فـراهم آورد. پس، در این کار رویکرد بهینه‌سازی کل فعالیـت زنجیـره‌ی تامین، بر پایه‌ی تامین‌کنندگان در نظر گرفته شده است .به‌طور کلـی مـدیریت روابـط تامین‌کننـده به‌دنبـال ارائه‌ی چارچوب‌های مناسب برای ارزیابی مستمر، توسـعه‌ی عملکـرد و انتخاب تامین‌کنندگان مناسب است.

نقش و جایگاه SRM در مدیریت زنجیره‌ی تامین

مطالعات انجام شده نشان می‌دهد که فناوری اطلاعات به‌عنوان بستر اساسی یکپارچه‌سازی تمام فعالیت‌های زنجیره‌ی تامین از مرحله‌ی تهیه‌ی ماده خام تا رساندن کالا به مصرف‌کننده‌ی نهایی مطرح است. مدیریت زنجیره تامین به‌منظور حذف محدودیت‌های زمانی و مکانی، دسترسی به بازارهای جهانی، کاهش زمان و هزینه‌های عملیاتی، مسطح‌سازی ساختار زنجیره، افزایش قابلیت انعطاف‌پذیری زنجیره، می‌باید از طریق به‌کارگیری فناوری اطلاعات تمام سیستم‌های درونی زنجیره از قبیل مدیریت موجودی، تضمین کیفیت، برنامه‌ریزی تولید، انبارداری و حمل‌ونقل، هم‌چنین سیستم‌هایی که با بیرون از زنجیره در ارتباط هستند از قبیل سیستم مدیریت روابط مشتریان و سیستم مدیریت روابط تامین‌کنندگان مشتریان را یکپارچه کند. سیستم یکپارچه مدیریت زنجیره تامین تمام اطلاعات را از سرتاسر زنجیره جمع‌آوری می‌کند و در قالب گزارش‌های مدیریتی در اختیار مدیران ارشد زنجیره قرار می‌دهد، تا این مدیران با دید وسیع و همه جانبه تصمیمات استراتژیک را در زمان مقتضی برای کل زنجیره اتخاذ کنند.
به‌طور کلی نقش SRM در مدیریت زنجیره تامین عبارت است از:
  • فراهم آوردن تجزیه و تحلیل کارشناسی درباره‌ی پیش‌بینی، خدمت‌رسانی، تحویل و اطلاعات تامین‌کننده در طول زنجیره‌ی تامین
  • فراهم آوردن اطلاعات اصلی و کلیدی برای مدیریت استراتژیک در زمینه‌ی هزینه مواد، میزان آن‌ها و مسائل مربوط به تامین‌کننده
  • شکل‌دهی ارتباطات طولانی‌مدت و موثر با تامین‌کنندگان کلیدی
  • در اختیار گذاشتن پیش‌بینی دقیق نیازها برای تامین‌کنندگان
  • حفظ ماکزیمم ارزش ممکن در هزینه‌های ممکن از طریق اجرای مهندسی ارزش و تجزیه و تحلیل ارزش
  • مذاکره درباره‌ی بهترین روش حمل‌ونقل و توزیع
  • کاهش هزینه‌ها و زمان‌های ظرفیت پذیرش از طریق فناوری تبادل الکترونیکی داده‌ها که برنامه‌ریزی تامین و سیستم‌های اطلاعاتی را پشتیبانی می‌کنند.
  • اطمینان از این‌که آموزش کارکنان بخش خرید، درک و فهمی را از عناصر زنجیره‌ی تامین و جنبه‌های مختلف خرید جهانی برای آنان به‌دنبال دارد.

گام‌های اجرای موفقیت‌آمیز SRM

براساس نظر شرکت اوراکل گام‌های اساسی برای اجرای موفقیت‌آمیز SRM شامل موارد زیر است: یکپارچه‌سازی: برای اجرای موفقیت‌آمیز SRM ابتدا باید فعالیت‌های داخلی را در سازمان خود خودکار و یکپارچه کنید. نیاز تامین‌کنندگان برای متصل شدن به سازمان: سازمان‌ها باید به‌منظور پرس‌و‌جو و مشاهده‌ی دادوستدهایشان بتوانند به‌طور مستقیم با خریدار ارتباط برقرار کنند. این روش‌های اتصال باید مقرون‌به‌صرفه و اجرایی باشد. طیف وسیعی از گزینه‌های موجود در این ارتباط XML، EDI، خدمات وب پرتال یا ایمیل است. فعال‌سازی نمای زنجیره‌ی تامین: اضافه شدن ابزار تحلیلی باعث شناسایی نقاط فرصت برای تامین‌کننده و خریدار می‌شود و عملکرد هر دو را نمایش می‌دهد. ابزار اطلاعاتی کسب‌و‌کار در تصمیم‌گیری‌ها و افزایش سودآوری بین شرکا موثر است. برای نمونه، اگر ۵۰درصد از موجودی کالا در هفته‌ی اول فروخته شود، تامین‌کننده از این فروش مطلع می‌شود و با ابزار کنترل موجودی که این سیستم به او داده است، می‌تواند با آگاهی از کالای انبار شده خود، تقاضای فروشنده را تامین کند و در همان زمان افزایش درآمد داشته باشد. ابزار هوشمند کسب‌و‌کار نیز می‌تواند برای بازبینی عملکرد تامین‌کنندگان در مقابل اهداف کسب‌و‌کار منهای بحث قیمت، مورد استفاده قرار گیرد. در تحقیقی که گروه آبردین انجام داده است، شرکت‌ها بدون این روش‌های اندازه‌گیری در طول زنجیره‌ی تامین راهی برای آگاهی از چگونگی صرف شدن پول و تلاش خود ندارند. فرهنگ‌سازی: فرهنگ همکاری باید در طول زنجیره‌ی تامین ترویج شود و تامین‌کنندگان، کسب مزیت رقابتی را در برابر هزینه‌های خود مشاهده کنند. در یادداشت‌های گارتنر آمده است که استفاده از مدیریت روابط تامین‌کننده می‌تواند به رشد مشارکت و نوآوری در سازمان منجر شود؛ درحالی‌که مدیریت غلط آن، افزایش هزینه و کاهش ابداعات را همراه دارد، یکپارچه‌سازی و جهانی‌سازی منابع نرم‌افزاری اجازه می‌دهد که یک شرکت اساس تامین را بهینه کند، هزینه‌های منبع‌یابی را کاهش دهد، روابط تامین‌کننده را بهبود دهد و بهترین منبع را با بیش‌ترین ارزش ایجاد کند.

نرم‌افزار مدیریت روابط تامین‌کنندگان

مدیریت ارتباط با تامین‌کنندگان می‌تواند کـار پیچیـده‌ای باشد، ولی این فرآینـد بـرای عملکـرد کلـی شـرکت از اهمیـت بالایی برخوردار است. شـرکت‌های تولیدکننـده‌ی چنـین نـرم‌افزارهــایی، محصولاتی عرضه می‌کنند که بـرای کمـک بـه اسـتحکام ایـن روابط طراحی شده‌اند. این شـرکت‌هـا خصوصـیاتی را ارائـه می‌کنند که می‌تواند به‌شکل تکی یا گروهی برای برآورده‌سـازی نیازهای تجارت به‌کار روند. این خصوصیات و ابزارها می‌تواننـد به مدیریت روابط تامین‌کنندگان، کاهش هزینه‌های موجـودی و مشارکت‌های میان چند سازمان، هم‌چنین سایر عناصـر کلیـدی ارتباط فروشنده-خریدار کمک کنند. دلایل فراوانی وجود دارد کـه شـرکت‌هـایی کـه قـدرت فناوری مدیریت روابط تامین‌کنندگان را مشاهده کرده‌انـد، مشـتاق هســتند کـه هزینــه‌ی مــورد نیـاز بــرای به‌کــارگیری نرم‌افزارSRM را هزینه کنند. یکی از دلایـل ایـن اسـت کـه نـرم‌افـزار مـدیریت روابـط تامین‌کننـدگان بـا سیسـتم‌های برنامـه‌ریـزی منـابع سـازمان (ERP) موجـود سازگاری داشته و در واقع به این سیستم‌ها کمک مـی‌کنـد پتانسیل کامل و پیش‌بینی شده‌ی خود را بازیابند.
سایر دلایل و علل روی آوردن شرکت‌ها و سازمان‌هـا به نرم‌افزار SRM عبارتند از:
  • کاهش زمان چرخه در منبع یابی کالاها و خدمات
  • ساده‌سازی فرآیند انتخاب تامین‌کننده مناسب
  • دسترسی به عملکرد پیشین تامین‌کنندگان
  • ایجاد ارتباط میان خریدار و فروشـنده، هم‌چنـین انتقـال اطلاعات به‌صورت وب
  • پی‌گیری سفارش و پیش فاکتورهای خرید از طریق اینترنت
  • استانداردسازی تصمیمات خرید
در این راستا برخی از شرکت‌های نرم‌افزاری با ارائه‌ی راه‌حل‌های جامع و موثر به نام «پرتال تامین‌کننده» یا «خدمات الکترونیکی تامین‌کننده» در این زمینه بهبودهای چشم‌گیری را ایجاد کرده‌اند. برای افزایش سود، شرکت‌ها باید بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن، تامین‌کننده‌ی مناسب را انتخاب کنند، رابطه‌ی استراتژیک را با تامین‌کنندگان افزایش دهند و به‌طور موثر با آن‌ها در تعامل باشند. سیستم‌های مدیریت روابط تامین‌کنندگان ابزارهایی را ارائه می‌کنند که به‌واسطه‌ی آن می‌توان روابط تعاملی، گسترده و استراتژیکی را با تامین‌کنندگان توسعه داد. این سیستم‌ها فرآیند تدارکات و تامین استراتژیک درون سازمان‌ها و بین چند سازمان را مدیریت می‌کنند. تجربه نشان داده است که شرکت‌ها و سازمان‌هایی موفق هستند که روابط مستحکم و پایداری را با تامین‌کنندگان خود برقرار کنند. Read More

جذب مشتری با استفاده از CRM

مرکز توجه دنیای مدرن در جذب مشتری جدید “خریدن” از اهمیت پایین تری نسبت به “جلب توجه” برخوردار است. یعنی استراتژی های جذب مشتری یا همان تولید سرنخ نیازمند اصلاح در تمام صنایع برای برآورده کردن بهتر نیازهای بازارهای هدف است. جذب مشتری جدید در دنیای مدرن “خریدن” توجه آنها نیست، “جلب” آن است. یعنی استراتژی های جذب مشتری یا همان تولید سرنخ نیازمند اصلاح در تمام صنایع برای برآورده کردن بهتر نیازهای بازارهای هدف است. اولین قدم در این تکامل این است که محتوای جذابی ایجاد کنید. و دوم این است که از آن محتوا برای تبدیل بازدیدکنندگان به سرنخ استفاده کنید. البته صحبت درباره ی این کار بسیار آسان تر از انجام آن است! برای مشخص کردن اهمیت یک استراتژی قدرتمند جذب مشتری جدید، یک مثال می زنیم. فرض کنید می خواهید تعدادی سنگ، سنگریزه، ماسه، و مقداری آب را در یک شیشه به کارامد ترین نحو ممکن جای دهید. با اولویت بندی بزرگ ترین اقلام و قرار دادن آنها در شیشه پیش از سایر سنگ ها، می توانید مقدار فضای مورد استفاده را بهینه سازی کنید. و طبیعتا، آب آخرین چیزیست که به شیشه اضافه می شود. هنگام اجرای راهکارهای جذب مشتری جدید نیز باید ذهنیتی مشابه داشته باشید.

سنگ ها و سنگریزه های بازاریابی درونگرا

سنگ های بزرگی که برای استراتژی شما ضروری هستند، چیستند؟ سنگریزه هایی که به عنوان ابزار ثانویه و حمایتی برای کسب و کار شما عمل می کنند چطور؟ چه چیزهای کوچکی “شن” کسب و کار شماست؟ اکثر کسب و کار ها معتقدند که مشتریان “سنگ” های استراتژی آنها هستند. اهمیت مشتریان برای هر کسب و کار غیر قابل انکار است. اما بیایید برای لحظه ای به آنها به عنوان آبی که در نهایت برای پر کردن شیشه استفاده می شود فکر کنیم. آب تنها بعد از آنکه همه ی اجسام جامد در شیشه قرار گرفتند، اضافه شد. کسب و کار شما می تواند از این نگرش در استراتژی بازاریابی خود بهره برد.

چهار اصل جذب مشتری جدید در بازاریابی درونگرا

جذب مشتری جدید محتوای وب سایت شما سنگ های شماست. همان طور که پیش تر اشاره شد، محتوای جذاب نقش بسیار مهمی در جذب مشتری جدید ایفا می کند. تمام ابزارهایی که برای تولید ترافیک و خوانده شدن وبلاگ شما استفاده می شود، مانند SEO، PPC و شبکه های اجتماعی، در همین بخش قرار دارند. برای مشتری ها دام نگذارید، سعی کنید کسب و کار (و وب سایت) خود را به منظره ای تبدیل کنید که مخاطبان خود به خود جذب آن می شوند. این که چطور باید این کار را انجام دهید در زمره ی وظایف یک کارشناس دیجیتال مارکتینگ قرار دارد.
  1. جذب مشتری جدید بالقوه

اگر کمی اطلاعات از بازدیدکنندگان خود نگیرید، حدود نیمی از آنها هرگز به سایت شما باز نخواهند گشت. یک آدرس ایمیل بهترین چیزی است که یک بازاریاب می تواند در این مرحله از بازدیدکننده درخواست کند، اما بازدیدکنندگان همیشه تمایل به ارائه این نوع اطلاعات شخصی ندارند. دکمه هایی با مضمون “اینجا ثبت نام کنید” که دورتادور یک صفحه ی سایت به وفور یافت می شوند، عملا به معنی “برای شما خیل عظیمی اسپم خواهیم فرستاد” هستند. به همین دلیل است که بازاریاب ها به پیدا کردن راه های جدیدی برای به دست آوردن این اطلاعات نیاز دارند. بسیاری از آنها برای بهبود و تسریع فرایندهای بازاریابی، از نرم افزارهای مربوطه استفاده می کنند. نیکلاس کاسمیچ، مشاور بازاریابی استراتژیک و متخصص تبلیغات فیس بوک، پیشنهاد جدیدی برای به دست آوردن اطلاعات بازدیدکنندگان می دهد. او معتقد است که دو قانون طلایی باید در نظر گرفته شود:
  1. قبل از این که درخواستی داشته باشیم، باید چیزی به مخاطب ارائه دهیم
  2. هر گام فرایند بازاریابی (تبلیغات) باید به خودی خود ارزشمند باشد
بیایید چند سال پیش تکنولوژی و خودمان را در نظر بگیریم: باورتان می شود اینباکس ایمیل قابل دسته بندی، یک آپشن کاملا لوکس بود؟ تمام اطلاعاتی که شما می خواستید به راحتی به پوشه ی مخصوص خود تحویل داده می شد. همه ما فکر می کردیم “تکنولوژی چه کارها که نمی کند!”. اما این روزها سالهاست که گذشته اند. حالا بیایید کمی پیش تر برویم. دقیقا همان روزهایی که سعی می کردیم سیل اسپم را از ایمیلمان دور کنیم، و از باز شدن پنجره های مزاحمی که با کلیک های سهوی در یک صفحه به مانیتورمان هجوم می آوردند، به هر قیمتی پیشگیری کنیم. احتمالا جایی در میان پاک کردن پوشه اسپممان که چندهزار ایمیل در آن وجود داشت، و نصب پاپ آپ بلاکر ها با عصبانیت و کمی درماندگی به خود قول دادیم که دیگر هیچ گاه “اینجا ثبت نام نکنیم”. چاره چیست؟ بازاریابانی که قصد دارند حقیقتا مطالب مفید و جذاب برای مخاطبان خود بفرستند باید چه کنند؟ برای جذب مشتری جدید از این طریق، باید رابطه ای دو طرفه با سرنخ ها پایه گذاری کنید. رابطه ای که برای هر دو طرف سودمند باشد.بسیاری از برندهای برتر جهان با استفاده از CRM کلیه فرایندهای فروش و بازاریابی خود را بهبود بخشیده اند.
  1. آهن رباهای مخصوص جذب مشتری جدید

افزایش ارزش طول عمر مشتری نیاز به بهینه سازی روند تبدیل بازدیدکنندگان به سرنخ دارد. متأسفانه، شکافی بین مرحله تولید ترافیک و مرحله تولید سرنخ وجود دارد که اغلب باعث می شود بازدیدکنندگان تنها یک بار به سایت شما سر زده، و تلاش های شما را برای ضبط اطلاعات خود را نادیده بگیرند. این بازدیدکنندگان هرگز از شما خبری دریافت نخواهند کرد. شما می توانید این شکاف را با آهنرباهای جذب مشتری جدید پر کنید. آهن رباها ابزارهایی هستند که در ازای دریافت اطلاعات مخاطب به آنها پیشنهادی ارزشمند می دهند. کسب و کارها با استفاده از آهنرباهایی مانند ایمیل های دوره ای انتخابی، اشتراک، و فالو در شبکه های اجتماعی به دنبال پیدا کردن نشانه های علاقه مندی بازدیدکنندگان سایت خود هستند. هدف این است که اجازه ی بازدیدکنندگان برای پیگیری های آتی را کسب کنید. برخی از نمونه های آهنرباهای جذب مشتری جدید عبارتند از:
  • سری ویدئوهای آموزشی
  • نسخه رایگان
  • وبینارها
  • کتاب های الکترونیکی
  • گزارش های مربوط به صنعت
  • کتابچه های راهنما در مورد مشکلی خاص
  • مجموعه ای از نکات کارامد (مثلا این نکات آماری افزایش فروش را می توان به عنوان کتاب الکترونیکی ارائه داد)
  • مصاحبه با متخصصین در یک موضوع مربوط
این ابزار آموزشی رایگان اعتماد بازدید کنندگان وب سایت شما را جلب کرده و به شما اجازه می دهد تا هم آدرس ایمیل آنها را دریافت کنید و هم آنها را در مورد کسب و کار خود آموزش دهید.
  1. جذب مشتری جدید با استفاده از صفحات فرود

صفحات فرود یکی از پرکاربردترین و ساده ترین ابزار جمع آوری سرنخ هستند. اما مشکلی که در مورد دکمه های “اینجا ثبت نام کنید” وجود داشت، در مورد صفحات فرود نیز می تواند وجود داشته باشد. صفحه فرود می تواند هر صفحه ای باشد که مخاطب پس از کلیک کردن روی یک آگهی یا سایر عناصر بازاریابی آنلاین به آن هدایت می شود. نکته ی قابل توجه این است که صفحات فرود می توانند به طور مستقل از وب سایت شرکت شما وجود داشته باشند. معمولا این صفحات به عنوان ابزاری برای یک کمپین بازاریابی واحد مورد استفاده قرار می گیرند. همیشه حداقل یک فرم در صفحه ی فرود وجود دارد که برای گرفتن اطلاعات بازدیدکنندگان استفاده می شود. این فرم ها بهنرم افزار CRM شما متصل شده، و سرنخ های جدید را به طور خودکار در سیستم شما ثبت می کنند. حتی می توانید با استفاده از گردش کارهای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری خود ایمیل ها یا پیامک های خودکار پس از ثبت سرنخ از طریق هر یک از این صفحات فرود ارسال کنید. از صفحات فرود می توان برای ارائه ی تخفیفات و جشنواره ها به مشتریان فعلی نیز استفاده کرد. به طور کلی، از هر تکنیکی که برای جمع آوری اطلاعات بازدیدکنندگان و تبدیل آنها به سرنخ، و در حقیقت جذب مشتری جدید استفاده می کنید، باید قانون “پیش از درخواست چیزی ارزشمند ارائه دهید” را در نظر داشته باشید. Read More

پیشرفت ERP در ده سال گذشته

بیش از ۴۰ سال است که نیاز یکپارچگی سیستمها و فرآیندهای سازمانی در دنیای مدیریت احساس شده و این نیاز با پیاده سازی نرم افزارهای ERP در سازمانها مرتفع میگردد. Enterprise resource planning یا برنامه ریزی منابع سازمانی، منطقی است که در نرم افزارهای ERP بکارگرفته می شود بطوریکه کلیه فعالیتهای سازمان را به گونه ای مدیریت میکند که مدیران بتوانند هر لحظه گزارشات جامعی را از آخرین وضعیت فعالیتهای سازمان خود در اختیار داشته باشند. درآمد سازمان، وضعیت پروژه ها، حجم مقداری و ریالی خرید، تولید و فروش، موجودی حساب های بانکی و سایر دارایی ها اطلاعاتی است که مدیران میتوانند به جای آنکه از واحدهای سازمانی گزارش بخواهند، هر لحظه از نرم افزارهای ERP دریافت نمایند. این اطلاعات در مقایسه با بودجه ها و شاخص های هدف گذاری شده توسط سازمان نمایش داده میشوند و شاخصهای عملکردی که در هر لحظه به صورت سیستمی محاسبه شده و به آسان ترین وجه ممکن در اختیار مدیران قرار داده میشوند، این امکان را فراهم میکند تا تصمیمات صحیح و از روی آگاهی توسط مدیران اتخاذ شده و سازمان ها در مسیر تعالی و رشد خود گام بردارند.پ   از جمله نرم افزارهای ERP که تا سال ۲۰۰۵ در دنیا مطرح بودند، میتوان به SAP، Oracle و IFS اشاره کرد که در شرکتهای بسیار بزرگ دنیا بکارگیری می شوند. قیمت این نرم افزارها و هزینه های پیاده سازی آنها در سازمانها بسیار بالاست و اگر بخواهیم به صورت حدودی و با نرخ ارز امروزی برآوردی از قیمت آنها ارائه کنیم مبلغی بین ۵ تا ۱۵ میلیارد تومان بسته به ابعاد سازمان مشتری، هزینه خریداری لیسانس و پیاده سازی آن در سازمانها خواهد بود. لذا معمولا شرکتهای بزرگ و با سودآوری بالا قادر به خریداری این نوع نرم افزارها هستند. اما از سال ۲۰۰۵ به بعد رویداد مهمی در بازار ERP رخ داد.
بازار ERP برای شرکتهای نرم افزاری دنیا بازاری چندین میلیارد دلاری است و این سوال مطرح می شود که بزرگترین شرکت نرم افزاری دنیا (مایکروسافت) که بیش از ۹۰ درصد حجم بازار نرم افزار دنیا را در اختیار دارد، آیا به این بازار ورود نکرده و محصول ERP به بازار ارائه نمی کند؟
شرکت مایکروسافت از سال ۲۰۰۰ پروژۀ تحقیقاتی را با بودجه ای بالغ بر ۹ میلیارد دلار تعریف نمود و تحقیقاتی را که تحقیقاً هیچ یک از شرکتهای رقیب انجام نداده بودند در حوزه صنایع و فرهنگهای مختلف انجام داده و مشکلات و پیچیدگی های سیستمهای ERP موجود را تحلیل نمود. سپس در سال ۲۰۰۱ دو نرم افزار ERP با نامهای Grate Plaints و Solomon که در ایالات متحده آمریکا علی الخصوص آمریکای شمالی Market Leader بودند را با قیمتهای به ترتیب ۱.۱ و ۱.۴ میلیارد دلار خریداری کرد و بعداً با نامهای Dynamics GP و Dynamics SL روانه بازار نمود و در سال ۲۰۰۲ دو نرم افزار ERP با نامهای Axapta ، Navison را که در بازار اروپا بسیار موفق بودند از کشور دانمارک خریداری نموده و بعداً با نامهای به ترتیب Dynamics AX و Dynamics NAV در بازار عرضه نمود. شرکت مایکروسافت بر اساس نتایج تحقیقات خود به مدت سه سال اقدام به بازنویسی نرم افزارهای مذکور و ارتقاء آنها نموده و در سال ۲۰۰۵ در قالب .Net Framework آنها را به بازار ارائه نمود. هدفگیری مایکروسافت ابتدا شرکتهای متوسط و کوچک بود و متعاقباً شرکتهای بزرگ نیز به جمع مشتریان مایکروسافت پیوستند و این شرکت نیز طبق سیاست همیشگی خود به بهترین وجه محصولات خود را متناسب با نیاز مشتریان ارتقا بخشید. تحقیقات استراتژیک شرکت مایکروسافت بگونه ای بود که رویکرد توسعه کسب و کار مشتریان را در هر یک از محصولات خود مد نظر قرارداده و پس از آن به طور رسمی اعلام کرد که اگر شرکتی یکی از محصولات ERP مایکروسافت را انتخاب کرد و پس از مدتی به این نتیجه رسید که باید به محصول دیگری غیر از محصولات مایکروسافت رجوع کند تمام سرمایۀ اولیه ای که آن شرکت برای محصول ERP مایکروسافت صرف کرده است را به او باز خواهد گرداند. محصولات مایکروسافت که با هزینه ای به مراتب کمتر از سایر ERP های دنیا، در بازار عرضه میگردد، بسیار سریع و آسان در سازمانها پیاده سازی شده و برای کاربران بسیار آشنا و اصطلاحا User Friendly هستند. این شرکت در سایت رسمی خود محصولات ERP خود را با سه شعار تجاری Agile ، Simple ، Powerful معرفی نموده است. مزیت های رقابتی که شرکت مایکروسافت را میتوان در موارد زیر به اجمال خلاصه نمود:
  • متدلوژی مدیریت پروژه و پیاده سازی بسیار غنی با نام Microsoft Sure Step .
  • یکپارچگی با سایر محصولات مایکروسافت مانند Windows، Office ، SharePoint .
  • تمرکز بر ارائه گزارشات و داشبودهای مدیریتی بر روی موبایل، علاوه بر سایر سیستمها
  • تمرکز بر ارائه خدمات در محیط رایانش ابری (Cloud Computing ).
موسسه تحقیقاتی بین المللی Gartner در یکی از تحقیقات خود که در سپتامبر ۲۰۱۳ ، منتشر کرده است، معتقد است محصول Microsoft Dynamics AX ، با توجه به تعداد روز افزون مشتریانی که به خود جلب میکند به زودی جزء Market Leader های ERP قرار خواهد گرفت. در نمودار زیر که از سایت رسمی Gartner آورده شده است این موضوع به خوبی قابل درک است.   ERP شرکتهای ایرانی، نیز به خوبی دریافته اند که دیگر زمان آن سپری شده است که نا هماهنگی بین فرآیندهای سازمانی و سیستمهای اطلاعاتی و قائم به فرد بودن سازمان به جای فرایند محور بودند آن، منجر به تأخیر در تصمیم گیریهای حیاتی شود و یا اطلاعات از سطوح پایین سازمان به درستی و به موقع در اختیار مدیران قرار نگیرد زیرا با توجه به شرایط رقابتی حاکم بر بازار ، و لزوم سرعت عمل در اتخاذ تصمیمات صحیح، اینگونه مشکلات که معمولاً شرکتهای سنتی با آنها درگیر هستند در کوتاه مدت آنها را براحتی از چرخۀ رقابت خارج خواهد نمود. لذا تمایل بسیاری از مدیران سازمانها به پیاده سازی ERP در حال افزایش روز افزون است. این رویکرد مدیران ایرانی و همزمانی آن با ظهور یک محصول ERP معتبر جهانی، که در بیش از ۳۵۰ هزار شرکت کوچک و بزرگ در دنیا در حال بهره برداری میباشد، این نوید را به همراه خواهد داشت که شرکتهای ایران نیز بدون توجه به اندازه کسب و کار خود میتوانند از این محصول ارزشمند، بهره مند شده و کسب و کار خود را رونق بخشیده و در بازار رقابت محکم و استوار بر مسیر تعالی خود گام بردارند.
Read More

مزایای تحت وب بودن سیستم مدیریت منابع سازمانی

اطلاعات برای مدیران یک منبع اصلی و با ارزش است و سیستم­ های اتوماسیون اداری به عنوان سیستم جهانی به شکل­ ها و جریانات گوناگون در جهت بهبود ارتباطات سازمانی اهمیت به سزایی دارد. در نهایت ظهور تکنولوژی و مفاهیم جدید و امکان استفاده از اینترنت در نسل سوم اتوماسیون اداری موجب طراحی و پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با بالاترین کیفیت شد تا مدیران بتوانند از هر نقطه و در هر زمان از اطلاعات سازمان خود مطلع شوند. در حال حاضر در سراسر دنیا و حتی ایران به دلیل قابلیت­ ها و مزایای فراوان وب، تمام نرم افزارهای اداری و سازمانی به جای سیستم عامل، به کاملترین شکل با امکانات منحصر به فرد اتوماسیون اداری تحت وب می توانند تمام فرآیندهای سازمانی، پیگیری کارها، مکاتبات و … را با سرعت بالا و امنیت پاسخگو باشند. در ادامه بیشتر با مزایای اتوماسیون اداری تحت وب آشنا خواهید شد.

اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

اینکه در سازمانی از مدیریت گرفته تا پرسنل بپذیرن که دیگر روش­های قدیمی پاسخگوی نیازهای اتوماسیون اداری نیست و برای موفقیت و یکپارچگی اطلاعات باید از ظرفیت­ها و روش­های جدید همچون برنامه اتوماسیون اداری با کاربری وب استفاده کنند موجب می شود شاهد مدیریت بهتر و نظم در کارهای خود بشوند. سازمان­ ها به راحتی می توانند شاهد حذف محدودیت­ های سخت افزاری و حذف کاغذ بازی باشند چرا که در اتوماسيون اداري تحت وب محدودیت زمانی و مکانی وجود ندارد و این خود مهمترین ویژگی تحت وب بودن اتوماسیون اداری می باشد و به راحتی می توان حتی خارج از ساعت کاری به انجام و بررسی برخی از کارهای اداری دسترسی داشت. تحت وب بودن اتوماسیون اداری به ساده ترین حالت ممکن در هر شرایطی و از همه جا به دلیل پرتابل بودن و خودکار سازی فرآیند مکاتبات اداری، موجب سرعت و تسهیل ثبت و دسترسی به بایگانی نامه ­ها می شود و در نهایت شاهد یک سیستم اتوماسیون اداری منسجم با طراحی کارآمد و بهینه عملیات اداری خواهیم بود.

مزایای تحت وب بودن اتوماسیون اداری چیست؟

بررسی ­های انجام شده در بیشتر شرکت­ ها حکایت از آن دارد که با توجه به نیاز و استانداردهای هر سازمان اتوماسیون تحت وب جهت ارایه به موقع پاسخ به طرف­ های تجاری و غیرتجاری و جهت تسهیل در مدیریت و دسترسی به مکاتبات موجب پیشرفت چندین برابری سازمان­ها شده است. در هر کجا که باشید تنها با دسترسی به اینترنت و رعایت اصول ایمنی به راحتی می توانید به پرتال اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشید و از دیگر مزایای اتوماسیون اداری تحت وب بهره مند شوید. به طور کلی مزیت های اتوماسیون شامل موارد زیر می باشد : – مدیریت اسناد و نامه­ های الکترونیکی – شماره دهی اتوماتیک اسناد – جستجوی پیشرفته بر اساس پارامترهای تعریف شده – یادآوری وظایف و جلسات – تعریف محدوده مجاز دسترسی و اجرای عملیات کاری – امکان دریافت و ارسال ایمیل – امکان تعریف امضاء دیجیتال بر اساس سطح دسترسی به نامه و … اما نباید فراموش کرد که به صورت کاربردی مزایای اتوماسیون اداری تحت وب به دو دسته زیر تقسیم می شود:
  • مزایای مستقیم اتوماسیون اداری

مزایایی که بر روی نقدینگی شرکت تاثیر مستقیم دارند و قابل اندازه گیری هستند و همچنین باعث صرفه جویی در زمان انجام کار و افزایش بازدهی خروجی می شود، جزء مزایای تحت وب اتوماسیون اداری محسوب می شوند و به صورت مستقیم در نرم افزار اتوماسیون اداری محسوب می شوند و به صورت مستقیم شامل مزایای زیر می باشد : – افزایش کیفیت انتقال و ارتباط اطلاعات – کاهش فعالیت ­های مازاد نظیر نگهداری و بایگانی اسناد – کاهش فعالیت­ های غیر ضروری – افزایش امنیت و صحت اطلاعات – کنترل بهتر بر روی انجام کار با وجود تقسیم کار – حداقل کار برای تبدیل اطلاعات به فرمت­ های تصویری و نوشتاری – مدیریت  بهتر پرسنل به کمک امکاناتی نظیر گردهمایی و کنفرانس از راه دور
  • مزایای غیر مستقیم اتوماسیون اداری

بر خلاف بررسی نتایج کوتاه مدت در مزایای مستقیم اتوماسیون اداری، مزایای اتوماسیون اداری تحت وب بطور غیر مستقیم غیر کمی می باشد و نتایج سودآوری و رشد آن به صورت بلند مدت بررسی و موجب غنی شدن سازمان می شود. از دیگر مزایای غیر مستقیم اتوماسيون اداري تحت وب می توان اشاره کرد به :
  • کاهش وابستگی جهت امور ارتباطی به سازمان­ های دیگر
  • افزایش کنترل و نظارت بر انجام کار بین سازمانی
  • مشاهده افزایش رضایت شغلی کارکنان
  • ارائه خدمات در اسرع وقت و رضایت مشتریان
  • افزایش رقابت و عکس العمل به فرصت ­ها و فشارها
Read More

بررسی و مقایسه ERP و BPM

bpm bpms erp

تفاوت bpm با bpms و erp در چیست؟

تفاوت bpm با bpms در چیست؟ امروزه کسب و کارها به دنبال راه­ ها و روش­ های بهبود فرآیندها و مدلسازی عملکرد سازمانی هستند. سیستمی که بتوانند به کمک آن تجزیه و تحلیل مدیریتی بهتری از کسب و کار خود داشته باشند و به طور کلی با فرآیند مدیریت کسب و کار (bpm) و ابزارهایی که در علم مدیریتی به آن bpms می گویند، درک بهتری برای تصمیم گیری و در صورت لزوم تغییرات روش کار داشته باشند. از ابزارهای کاربردی و استاندارد بر اساس فناوری اطلاعات می توان به نرم افزار erp و نرم افزار bpms با وجود ناشناخته بودن در کسب و کار و در جهتبرنامه ریزی منابع سازمانی اشاره کرد. . با این توصیفات و اهمیت آن در پیشرفت کسب و کار، هنوز 30.6% از مدیران از تفاوت bpm با bpms اطلاع ندارند و حتی گاهی عملکرد آن را با نرم افزار erp یکسان می دانند. در ادامه به بررسی تفاوت bpm با bpms و مقایسه bpms و erp می پردازیم.

دلایل تفاوت bpms و erp چیست؟

با وجود مزایا و امکانات اگر بخواهیم مقایسه bpms و erp را بررسی کنیم باید گفت فرق bpms با erp به عنوان دو سیستم پر کاربرد مدیریت فرآیندهای اداری در طرح ریزی فرآیند اجرایی است.   با توجه به نیاز سازمان bpms نرم افزار قابل طراحی برای گردش کار است. در حالی که از نرم افزار erp به عنوان یک برنامه از قبل طراحی شده استفاده می شود که قابلیت طراحی و فرآیندسازی آن صفر است و باید پارامترهای قابل انعطاف و انطباق با فرآیندها و نیاز سازمان را داشته باشد تا کاربران راحت تر بتوانند ارتباط و دسترسی داشته باشند. نرم افزار bpms در واقع یک فرآیندسازی سازمانی بر اساس گردش کار سازمان می باشد و ERP یک نرم افزار پشتیبان کننده از اعمال فرآیندسازی است. BPMS فرآیند سفارش است، در حالی که ERP برای حوزه کاری خاص طراحی می شود. در نهایت در مقایسه bpms و erp به این نتیجه خواهیم رسید که دو نرم افزار erp و bpms نقش مکمل همدیگر را دارند و عملکرد و خلاء فرآیندهای سازمانی را پوشش دهی می کنند و به هیچ وجه با هم تضادی ندارند.

تفاوت bpm با bpms

بعد از مقایسه bpms و erp این بار نوبت به بیان تفاوت bpm و bpms می رسد. در ابتدا در تعریف این دو می توان گفت bpm یک اصطلاح مدیریتی در کسب و کار می باشد که شامل کنترل و به کارگیری تکنیک­ های نظارت، پیگیری و آنالیز فرآیندهای کسب و کار می باشد و در مسیر فناوری اطلاعات و بهبود فرآیندهای سازمانی، فرآیندهای تجاری را آنالیز می کند و bpms در واقع به ابزارهای مدیریت کسب و کار اشاره دارد که بر اساس علائم و نمادهای گرافیکی استاندارد و مهم فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است. bpm به طور کلی به چهار مرحله زیر تقسیم می شود که سیستم های bpms با رعایت این مراحل کسب و کار طراحی شده است :
  1. طراحی فرآیند
  2. اجرای فرآیند
  3. پایش فرآیند
  4. بهبود فرآیند
به طور کلی از تفاوت bpm با bpms اینگونه می توان نتیجه گرفت که هدف از bpm بهبود فرآیند سازمانی با استفاده از الگوهای مدیریتی و فناوری اطلاعات است و bpms نیز با یک تحول سازی در کسب و کار و با طراحی سیستم ­های مدیریتی همچون پیاده سازی نرم افزار bpms تا رسیدن به این هدف نقش مکملی ایفا می کند.
Read More

افزایش رضایت مشتری با CRM

افزایش رقابت و کاهش وفاداری مشتریان منجر به ظهور مفاهیمی شده است که بر روی گسترش روابط با مشتریان تمرکز می­کند. به گونه ­ای که کسب و کار در سازمان­ها، از ساختارهای محصول محور به مشتری محور تغییر پیدا کرده است در نتیجه عامل کلیدی این تغییر، مدیریت ارتباط با مشتری می باشد. در ادامه مطلب با دلایل اهمیت رضایت مشتری برای سازمان آشنا می شوید.

استراتژی های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

مدیریت ارتباط با مشتری را می­ توان فرآیندی پویا و متشکل از 4 استراتژی زیر دانست:

 1-جستجو مشتری :

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)از پیدا نمودن مشتری شروع می شود. چرا که برای فروش، تنها ارائه محصول یا خدمتی که مردم به آن نیاز دارند به تنهایی کافی نیست.همچنین سازمان­ها برای جذب مشتریان جدید، باید از طریق تبلیغات، خود را گسترش دهند .

 2-افزایش رضایت مشتری :

یک نکته­ کلیدی در بحث رضایت مشتری، اطلاع از چگونگي رفتار مشتريانتان و خواسته هايشان می باشد. چنين اطلاعاتي، شما را برای  پيش بيني نياز آن ها، تجربياتي را  که خواستار آن هستند، توانمند می نمايد .

3-حفظ مشتری :

هدف هر کسب و کار، ایجاد مشتری است. اما مهم تر از آن، حفظ این مشتریان و عمیق تر نمودن رابطه با آنها است. بر طبق رویکرد بازار، جذب يک مشتري جديد پنج برابر بيش از نگه داري مشتري فعلي هزينه دارد. با حفظ مشتريانتان در هر فرصتي، شما مي توانيد هزينه ي به دست آوردن مجدد مشتري را کم کنيد و سودآوری را افزايش دهيد.

4-تجدید رابطه :

فرآیند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) تنها برای یکبار و یا برای همیشه و ابدی نیست. یک مشتری راضی و یا وفادار ممکن است بنا به دلایلی ارتباطش را با سازمان قطع نماید. برای بدست آوردن مجدد ارتباط با مشتری، سازمان ها باید در گام نخست به مشکلات مشتریان رسیدگی نموده و راه حل هایی را برای رفع آن ها ارائه دهند
مشتریان
.

ضرورت وجود مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

با توجه به اهمیت مشتری به عنوان یکی از ارکان حیات یک سازمان و تأکید مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به این عنصر، دلایل زیر را می‌توان به عنوان ضرورت‌های استفاده از مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در یک سازمان (با توجه به پیچیدگی و گستردگی فعالیت‌های آن) مطرح کرد:
  1. ارتباط مستقیم و تک به تک با مشتریان
  2. درک بهتر نیازمندی های مشتری و تامین آن
  3. دستاوردهای حاصل شده از جمله بهبود و تسریع خدمات و سرویس دهی به مشتری
  4. رضایتمندی و جلب نظر مشتری
  5. کاهش هزینه­ های سازمان
  6. بهره برداری از روابط فعلی با مشتریان برای کسب سود بیشتر
 

چرا بايد مشتريان را راضی نگه داشت؟

1 - هزینه جذب یک مشتری جدید، بین پنج تا ۱۱ برابر نگهداری یک مشتری قدیم است. 2 - برای افزایش دو درصدی مشتری، باید ۱۰% هزینه کرد. 3 - ضرر و زیان از دست دادن یک مشتری، در حکم فرار ۱۰ مشتری دیگر است. 4 - رضایت مشتری، پیش فرض تمام موفقیت های بعدی شرکت هاست. 5- رضایت مشتری، مهمترین اولویت مدیریتی در مقابل اهداف دیگری چون سودآوری، سهم بیشتر بازار، توسعه محصول و... می باشد. Read More