امروزه بسیاری از شرکت های بزرگ مانند شرکت های خودرو سازی و یا تولید کننده لوازم الکترونیکی و صوتی و تصویری، و یا شرکت های فنی و مهندسی، به منظور جلب رضایت مشتریان خود اقدام به ارائه خدمات و سرویس ها در محل دلخواه مشتری می نمایند. پروسه کار این خدمات شامل دریافت درخواست سرویس از سمت مشتری، تخصیص سرویس کار مربوطه، ارسال سرویس کار به محل مشتری و در نهایت دریافت گزارش و فاکتور دقیق از سرویس کار می باشد. اما این خدمات چه مشکلاتی برای یک شرکت به وجود می آورد؟ راهکار حل مشکلات خدمات سرویس در محل چیست؟ خدمات سرویس در محل در چه حالتی به بهترین وجه ممکن ارائه می شوند؟ در ادامه با سامان بان همراه باشید.

راه ارتباطی با مشتری

برای یک سازمان مهم است که هنگامی که یک مشتری برای دریافت خدمات خود اقدام به ثبت درخواست سرویس می کند با رابط کاربری مناسبی رو به رو شود تا بیشتر تحت تاثیر قرار بگیرد. تماس تلفنی رایج ترین نحوه درخواست سرویس و خدمات است اما مشکلی که یه وجود می آید این است که احتمال خطا در تشخیص نوع سرویس در این روش زیاد است. چرا که امکان دارد مشتری نیاز خود را نامفهوم بیان کرده و یا اپراتور در تشخیص آن دچار مشکل شود. نتیجه این اشتباهات منجر به ارسال سرویس کار ناکارآمد و عدم پیاده سازی خدمات مناسب و در نتیجه کاهش رضایت مشتری شود.

راه حل سامان بان برای این مشکل ارائه صفحه درخواست سرویس در باشگاه مشتریان است. به محض این که مشتریان شما در سیستم ثبت شده و برای آن ها نام کاربری و کلمه عبور در نظر بگیرید، آن ها می توانند در صفحه مخصوص خود سرویس های مورد نیاز را با جزئیات دقیق تشریح کرده و یا با عکس و دیگر فایل های مربوطه نیاز خود را نشان دهند.

 

سرویس کار

مهم ترین نقش را در ارائه خدمات به مشتری، سرویس کار ایفا می کند. سرویس کار نماد یک شرکت است و از آنجاکه مستقیما با مشتری در ارتباط است، باید بهترین خدمات شرکت را به مشتری ارائه کند. سامان بان در راستای افزایش کارایی و راحتی سرویس کار ها و افزایش میزان کنترل شرکت روی نیرو های فنی خود راهکار های زیر را در ماژول سرویس در محل خود ارائه کرده است.

قبل از انجام سرویس :

بعد از ثبت درخواست سرویس مشتری، زمان و مکان دقیق انجام سرویس در مشخصات ثبت می گردد. سرویس کار مربوطه باید در زمان مشخص شده و در مکان مشتری اجرای سرویس را در سامانه ثبت کند. چنانچه سرویس کار در مکانی غیر از مکان مشخص شده باشد نمی تواند سرویس را اجرا کند و اگر در زمان دیگری کار را اجرا کند زودکرد و دیر کرد او در سیستم ثبت خواهد شد. همچنین برای هر سرویس بازه زمانی مشخصی تعیین می شود که سرویس کار موظف است در آن بازه کار را تحویل دهد.

انجام سرویس :

در حین انجام سرویس سرویس کار می تواند گزارشات خود را به صورت متنی یا فایل های سندی و یا تصویری ثبت کند. تعداد قطعات مصرف شده و کارهای انجام شده در سرویس به صورت آنلاین محاسبه شده و در فاکتور برای مشتری مشخص می گردد.

بعد از انجام سرویس:

در پایان کار، مشتری می تواند فاکتور خدمات ارائه شده را در صفحه باشگاه مشتریان خود با جزئیات دقیق مشاهده کند. همچنین با امتیاز دهی به سرویس کار مربوطه میزان رضایت مندی خود را اعلام کند. متوسط امتیاز های هر سرویس کار در انتخاب او برای سرویس های بعدی مورد محاسبه قرار می گیرد.

 

گزارشات سرویس

گزارش گیری و ثبت سوابق برای مدیران یک شرکت بسیار حائز اهمیت است.  اطلاعاتی که در سامان بان برای هر سرویس ثبت می گردد عبارت اند از:

1- گزارشات دستی سرویس کار

2- مکان و زمان اجرای سرویس

3- میزان رضایت مشتری از سرویس

4- هزینه های انجام شده در هر سرویس

5- کالا استفاده شده و فعالیت های انجام شده در سرویس

سرویس های دوره ای

سامان بان این امکان را فراهم کرده که شرکت های فنی دارای خدمات ادواری برای مشتریان خود بهتر بتوانند مدیریت این سرویس ها را در دست بگیرند. در ماژول سرویس در محل سامان بان با تعریف یک سرویس دوره ای برای مشتری، در زمان مشخص شده سرویس کار از مکان و ساعت انجام سرویس مطلع شده و برای انجام آن ارسال می گردد و دیگر نیاز به تماس یا ثبت درخواست آنلاین از طرف مشتری نمی باشد.

 

ویژگی های سرویس در محل سامان بان

تعریف سرویس کارها و مدیران مربوطه

زمان بندی دقیق و کلی سرویس ها در دوره های تعریف شده

نمایش سرویس ها در تقویم شخصی و مدیریت

امکان پیوستگی مکان و سرویس به ازای هر پروژه

کنترل موقعیت سرویس کار با جی پی اس

گزارشات آنلاین سرویس

گزارش زمان های صرف شده سرویس کار به ازای هر سرویس

امکان امتیازدهی و هزینه به هر سرویس

امکان محاسبه دستمزد سرویس کار بر اساس نوع کار و مدت زمان کار

امکان ارسال مستندات مانند عکس و فایل و گزارشات برخط

هشدار انجام ندادن سرویس برای مدیر و اشخاص دلخواه

امکان اعتبارسنجی گزارش سرویس کاران توسط مدیران مربوطه در لحظه

ارسال پیامک با داده های مورد نیاز به سرویس کار در هنگام تعریف سرویس

امکان تقسیم بندی خودکار با توجه به تعداد سرویس کاران

امکان ثبت اپراتور به جای سرویس کار در مواقع مورد نیاز

پیوستگی کامل با تقویم جهت مدیریت زمان

نظارت و کنترل مدیران بر کیفیت و کمیت انجام سرویس ها

امکان جداسازی و نمایش سرویس های انجام شده معلق و عقب افتاده در لحظه در تقویم مدیران

دسترسی انتخاب سرویس و سرویسکار در دسته فنی و فروش

امکان تعریف فیلد هزینه توسط سرویس کار یا اپراتور

امکان نمایش اقدامات انجام شده در باشگاه مشتریان

امکان انتخاب و ثبت توضیحات لازم مثل شماره سریال و توضیحات محصول به صورت دستی یا انتخابی

نمایش دیرکرد یا زودکرد سرویس ها

---